С Airtable свой собствен софтуер с онлайн бази данни

Airtable е инструментът, който ти позволява да създадеш прегледна организация и опростено и автоматизирано управление на всичко с твоя екип. За разлика от други специфични инструменти и приложения, Airtable променя подхода; ще можеш да създадеш с Airtable свой собствен софтуер с онлайн бази данни.

За какво става дума?

С възможността за персонализиран софтуер можеш да организираш всичко, което ти е необходимо: списъка с продукти, списъка с клиенти, воденето на проекти, редакционни календари. Airtable е създаден с идеята, че не софтуерът ще ти казва как да работиш, а ти си този, който му даваш изискванията си.

Дали си на свободна практика или работиш за компания – в двата случая Airtable е идеалният инструмент за управление на данни, организиране на работни потоци и планиране на срокове.

Платформата обединява множество функции и свързани приложения, като Slack, Facebook, Linkedin, WordPress, Google Calendar или Excel. Лесно може да се използва като решение за дистанционно сътрудничество с клиенти и проследяване на изпълнението на задачите. Благодарение на нейната гъвкавост и възможности за персонализиране, можеш да използваш функциите на Airtable във връзка с много аспекти от твоята дейност.

Как работи?

За кого е полезен Airtable, какво може да се направи с Airtable?

Airtable дава възможност да се създаде собствена база данни онлайн безплатно и да се адаптира към своите нужди с прост интерфейс, подобен на електронна таблица. Позволява управляването на всяко поле със съдържание: прикачени файлове, кратки текстове или дълги, бележки, квадратчета за отметка, връзки към записи в други таблици и много други.

За кого е полезен Airtable?

Не се поддавай на притеснението от думите “база данни”. Наистина Airtable е инструмент за релационна база данни, но знай, че е лесен за използване и изключително гъвкав. Можеш да го използваш, за да управляваш работа, да проследяваш и организираш инвентаризации, да планираш събитие или за редакционен план. Логиката, която го управлява, е различна от класическите системи, с които сме свикнали, защото това е приложение, което всеки може да се научи да използва, с прост език, приятелски цветови схеми и разбираеми икони. Освен това е забележителен с възможността да бъде персонализиран.

Подобно на много инструменти за управление, Airtable е инструмент за компании и професионалисти в различни сектори, от мода до култура, от маркетинг до администрация. След като регистрираш своя безплатен акаунт, самият инструмент ще ти предложи най-подходящото съдържание и функции за твоя вид работа. От стартиращи фирми до големи предприемачи до фрийлансъри, Airtable отговаря на специфичните нужди на всеки с шаблони и решения за:

✔️ анализ и споделяне на данни;
✔️ управление на проекти и задачи;
✔️ създаване на план на ръководства за създаване на продукт;
✔️ планиране на събития;
✔️ управление на клиенти и доставчици;
✔️ делегиране на задачи;
✔️ управление на бюджета;
✔️ създаване на редакционни планове за сайт и за социални мрежи;
✔️ управление на онлайн редакторски екип;
✔️ организиране на идеи за съдържание;
✔️ създаване на различни видове съдържание, планиране на видео, подкаст, книги;
✔️ споделяне на идеи и съдържание;
✔️ анализи;
✔️ автоматизирано свързаване и разпространение на съдържание;
✔️ и много повече.

Виж още: Моторът Trello за управление на проекти

Примери за използване на автоматизацията на Airtable

Един пример за изключително полезна дейност за управление на уеб сайтове:

Можеш да управляваш онлайн редакторски екип за актуализиране на статии на уебсайт. Започни, като създадеш база данни, която изброява всички статии на твоя сайт, които трябва да бъдат актуализирани. Записите в базата данни трябва да съдържат полета за името на статията, URL, оригинален автор, дата на публикуване, краен срок за актуализиране, статус и т.н. След това можеш да поканиш редактори и писатели в базата данни, за да им възложиш работа.

Друг пример, този път за автоматизирано разпространение на съдържание:

Свързване на запис от база данни, чието поле или полета изпълняват определени условия с Google Таблици, определена таблица и запис в нея.

Или: Свързване на запис от база данни, чието поле или полета изпълняват определени условия с Facebook страница и публикуване в нея.

Още идеи за автоматизация с Airtable:

• Свързване на запис от база данни, чието поле или полета изпълняват определени условия, с Hootsuite и автоматично програмиране за публикация в социални мрежи.
• Автоматизирано попълване на данни при определени стойности на поле в запис в базата данни – показано с първия пример.
• Могат да се автоматизират процеси с Google Sheets и Calendar, с Microsoft Outlook и др., както е показано на скрийншота.

Допълнителни предложения на Airtable

Airtable предлага голяма галерия от шаблони, за да улесни работата ти. Те могат да ти дадат допълнителни идеи как да използваш платформата. Например има шаблони:

• Календар на социалните медии;
• Планиране на сватби;
• Включване на служители;
• Проследяване на грешки;
• Пускане на продукт и много други.

За повече автоматизации, за анализиране и други действия върху твоите данни, можеш да използваш скриптовете на Airtable Extensions и също страницата с въпроси.

Вече има и Airtable AI. С Airtable AI организациите могат да създават мощни приложения за визуализиране, контекстуализиране и рационализиране на най-важните данни на вашата компания.

Как работи Airtable като база данни

Airtable, предлага всички функции и предимства на база данни и ги прави достъпни за всеки. Освен това, това е отлична релационна база данни, тъй като позволява не само да въвеждаш данни, но и да ги анализираш и сравняваш ефективно. Основните елементи за създаване на твоята база данни са:

Основи: отделните табла с всички данни на даден проект, например „Данни за клиента“, „Списък с продукти“ и т.н. Airtable предлага много готови шаблони за всяка нужда, но можеш също да създадеш основа от нулата.

Таблици: всяка база може да съдържа множество таблици със специфични данни за отделни елементи, като в електронна таблица, например таблица „доставчици“.

Полета: полетата са колоните на таблицата. Всяко поле може да бъде именувано и да съдържа текст, изображения, числа, дати и друго съдържание.

Запис: редовете на таблицата, всеки от които съдържа елемент.

Прегледи: това е една от най-интересните функции, която ти позволява да преглеждаш базата данни по най-полезния за теб начин, например под формата на календар, електронна таблица или управление на задачи.

Чрез тези прости функции можеш да управляваш повече или по-малко сложни проекти и работни процеси, като ги персонализираш според своите предпочитания.

Характеристиките на Airtable накратко

За всяка платформа

Предлага се онлайн или като приложение за Windows, macOS, iOS и Android.

Уникални полета за твоето съдържание

Airtable полетата могат да обработват всяко съдържание, дори баркодове.

Избери и персонализирай любимия си изглед

Забравяме обикновената таблица. Мощните филтри, сортирането и групирането на записи ти дават възможността да организираш съдържанието, както ти е най-удобно.

Календар

Календарните изгледи ти позволяват да разглеждаш своите записи в календар.

Галерия

Изгледът на галерия е специален вид изглед, който представя твоите записи като големи карти. По-специално, изгледът на галерия подчертава прикачени ти файлове – изображения, документи и други. Подходящ е за артисти, които организират проектите си с Airtable.

Интелигентно свързано съдържание

Кажи сбогом на въвеждането на дублирани данни. Само с няколко кликвания можеш да свържеш записи между таблици и да създадеш връзки между съдържанието.

Например, ако имаш една таблица, с елементи за действие, и друга таблица, която е за проекти, свързването на записи между тях ще ти позволи да следиш кои проекти с кои елементи са свързани и обратно. 

И връзките протичат в двете посоки, така че без значение от коя страна на връзката погледнеш, ще видиш свързаните данни от другата таблица.

Когато твоите данни са структурирани в таблици, свързаните записи могат да помогнат за картографиране на сложни връзки, за да рационализираш работния си процес и да ти помогнат да намериш бързо информацията.

Интеграция с любимите ти приложения

Airtable работи с инструментите, които вече използваш, можеш да го свържеш със стотици услуги или програмно да получиш достъп до своето съдържание благодарение на API. Виж всички възможни интеграции.

Шаблони в Airtable

Галерията с шаблони Airtable е колекция от официални шаблони – вариращи от календари със съдържание до проследяване на проекти до шаблони за потребителски изследвания – предназначени да помогнат на екипите и сътрудниците да постигнат целите си с помощта на предварително изградени шаблони.

Как да използваш шаблони в Airtable

1. Иди в галерията с шаблони.
2. Търси и избери необходимия ти модел.
3. Кликни върху „Use template“.
4. Избери предпочитаното от теб работно пространство, след което кликни върху “Add base”.
5. „Почисти“ шаблона от данните по подразбиране, като избереш основата от началната си страница и кликни върху “Start from scratch” в долния десен ъгъл.

Шаблони за Airtable по категория

• Производство на съдържание
• Творчество
• Планиране на събитие
• Вскидневенвие
• Групи, клубове и хобита
• Човешки ресурси, HR и подбор на персонал
• Законни
• Местен бизнес
• Маркетинг
• Нестопанска цел
• Лична
• PR и комуникации
• Продукт, дизайн и UX
• Управление на проекти
• Издателство
• Сектор недвижими имоти
• Дистанционна работа
• Продажби и клиенти
• Разработване на софтуер
• Startup
• Рисков капитал

Колко струва Airtable?

Airtable има четири вида планове: Безплатен, Pro, Plus и Enterprise. Компанията предлага отстъпки за тези планове за нестопански и образователни организации.

С безплатен план Airtable получаваш неограничени бази данни и няма ограничения за броя на хората, които можеш да поканиш като сътрудници. Въпреки това има ограничение от 1000 записа на база данни и получаваш 1 GB място за съхранение на база данни, което е доста щедро, ако не работиш с тежки прикачени файлове. Освен това си ограничен до 2 седмици преглед и история на моментни снимки и 100 автоматизации на месец. 

Ако решиш да използваш този гъвкав инструмент и имаш проблеми, можеш да поставиш запитване в секцията за коментари тук отдолу.

Виж и тези свързани публикации:

Избор от най-добрите инструменти за управление на проекти

Най-добрите инструменти за управление на проекти