Дистанционна работа и онлайн инструменти за управление [и инфографика]

Няма съмнение, дистанционната работа или още smart working, днес е гореща тема в световен мащаб. Старата офис култура, която досега с известно нежелание отстъпваше позиции на модерното технологично трансформиране на работното място, се наложи бързо да се съобрази с внезапните промени в обстоятелствата. Ако за първи път работиш от вкъщи или обмисляш да въведеш този метод на работа в екипа си, тази статия е за теб: ще видиш едни от най-полезните онлайн инструменти за управление на дистанционна работа по най-добрия начин.

Концепцията за дистанционна работа изглежда бързо се разпространява навсякъде. В английско говорящия свят най-употребяваният термин е smart working. Думата smart трябва да се разглежда в значението, въведено през 1981 г. (от статия в списанието Management Review), т.е. като съкращение на думите, Specific (специфичен), Measurable (измерим), Achievable (осъществим), Realistic (реалистичен) и Time related (свързан с времето). Ако планът за прилагане на дистанционната работа не отговаря на тези 5 изисквания, ще бъде много трудно да се убедят ръководителите на компании да предприемат тази стъпка.

Интелигентният начин на дистанционна работа трансформира труда чрез премахване на ограниченията в пространството и времето. Тенденцията е за нарастване и развитие поради значителните ползи за компаниите, служителите и околната среда.

Какво разбираме сега под термина дистанционна работа ?

Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) определя интелигентната работа като:

подход за организиране на работа, който има за цел да достигне до по-голяма ефективност и ефикасност при постигнатите резултати от работа чрез комбинация на гъвкавост, самостоятелност и сътрудничество, паралелно с оптимизиране на инструменти и работни среди за служителите (CIPD 2008).

Този подход, пак според CIPD, се характеризира с:

• висока степен на автономност и философия за овластяване;
• концепции за виртуалност в екипи или работни групи;
• показатели за постижения, базирани на резултатите;
• гъвкаво място за работа и часове;
• гъвкави условия за физическа работна среда, които подкрепят сътрудничеството
• работни отношения с високо доверие;
• привеждане на интелигентната работа в съответствие с бизнес целите за създаване на „тройна полза“ за организацията, нейните служители и нейните клиенти.

В действителност въвеждането на интелигентна дистанционна работа не е нищо повече от възможността да можеш да работиш от дома (или от всяко друго място), без непременно да се налага да отиваш до седалището на компанията, като останеш продуктивен.

4 измерения на постигането на гъвкавост при дистанционната работа

В дистанционната работа участват три страни – компания, служител и околна среда.

Постигането на гъвкавост в работните практики изисква отчитане на четири измерения;
време, местоположение, роля и източник.

Ето списък на голяма част от променливите, които трябва да се вземат предвид:

Ползи

Компания

1. Увеличаване на производителността / количеството работа.
2. Повишаване на ефективността / качеството на работа.
3. Намаляване на използваното пространство.
4. Намаление на цената на имота (наем и други социални разходи).
5. Намаляване на разходите за гориво.
6. Намаление на броя и цени на паркомясто.
7. Удължаване на работното време.
8. Повишена мотивация / иновации / ангажираност.
9. Намаляването на отсъствията.
10. Намаляване на проблемите с пътуването.
11. Привличането на талантливи сътрудници.
12. Възможност за съвпадение с колебанието на търсенето / отговаря на очакванията на клиента.
13. Намаляване на незапланувани посещения.
14. Намалението на разходите за наемане на служители.

Служител

1. Намаляване на времето за пътуване.
2. Намален стрес и чувство на неудовлетвореност.
3. Понижаване на ниво на отвличане на вниманието.
4. Автономност и удовлетвореност (баланс между професионален и личен живот, увеличаване на доверието)
5. Подобрени дигитални умения / способност за решаване на сложни проблеми.

Околна среда

Намалението на вредните емисии и на праховите частици

Като отрицание на ползите можем да поставим разходите при установяване на работа от разстояние. Те са преди всичко за компанията.

Разходи:

Компания

1. Принос за закупуване на превозно средство или за обществен транспорт.
2. Фирмен транспорт.
3. Вноска за заплащане на паркинг.
4. Купони за гориво.
5. Предоставяне на интернет връзка у дома.
6. Предоставяне на стационар.
7. Мерки за гарантиране на поверителност и сигурност на фирмените досиета.
8. Семинари / курсове за подобряване на комуникационните умения.
9. Промени в офис пространството (бюра, заседателни зали).
10. Предоставяне на подходящи инструменти / уреди за работа от дома.

През този период е важно да се проучат и използват най-добрите инструменти за управление на интелигентната работа.

Онлайн инструменти за управление на дистанционна работа

Какви инструменти са необходими за дистанционна работа? По същество можем да ги разделим на няколко типа:

• Програми за управление на дейности.
• Споделено облачно пространство за съхранение и обмен.
• Инструменти за онлайн комуникация и срещи.
• Програми за отдалечен достъп.
• Помощни програми за управление на времето.

Всъщност това са инструменти, които обикновено се използват и в екипи, които работят в колокация, или физически в един и същ офис или компания.

Разликата е, че в момента, когато се премине към интелигентна дистанционна работа, те стават съществени.

За всяка от горните категории има десетки добри възможни решения.

Споделено облачно пространство за съхранение и обмен

Започвам с най-популярната и комплексна облачна платформа:

Google Drive

Достъпен е от всяка платформа или операционна система, от браузър или приложение. Позволява да ползваме минимум 15 gb безплатно облачно пространство и възможност да съхраняваме работните си файлове в документи, електронни таблици, презентации, формуляри, давайки възможност на екип си да работи по тях едновременно от множество устройства.

Google Drive може да се ползва като хранилище на цялата фирмена документация. Той е истински онлайн офис.

Dropbox

Dropbox е не само облачно пространство за съхранение на файловете, които искаш да имаш винаги под ръка, но е истинска онлайн платформа за взаимна работа. Например, можеш да използваш Dropbox папки, за да споделяш файлове с колеги или с клиенти. Можеш да създадеш публична папка и да я предложиш на клиенти на твоите курсове, както и още много полезни приложения за твоята дистанционна работа. Dropbox се свързва с други приложения като Microsoft Office, Slack, Trello.

Някои надеждни алтернативи на Google Drive са OneDrive, Box, Yandex Drive, pCloud.

Програми за управление на дейности

Trello

Trello е софтуер за управление на проекти, който ти позволява да управляваш списъка си със задачи и да ги следиш всеки ден. Услугата е базирана на Agile структура в организирането на проектите. При разработката се преминаваме от дейностите във вид на нахвърлени чернови и се стигаме последователно до разработване на задачите и завършване на проекта. Всяка дейност е разделена на отделни задачи, които можеш да делегираш, описваш, да им добавяш съдържание. Така се организира с голяма точност и последователност целия процес, оптимизира се производителността и се приключва в срок.

Basecamp

Екипите, които преминават към Basecamp, са по-продуктивни и по-добре организирани. Те общуват по-добре и изискват по-малко срещи. И те са далеч по-ефективни от преди. – твърдят от Basecamp.

С Basecamp работата се разделя в отделни проекти. Всеки проект съдържа всичко, свързано с работата в момента; Всички участващи хора, всяка дискусия, всеки документ, файл, задача, важна дата и т.н. Ето какво предлага:

• Дъска за съобщения;
• Списък със задачи;
• Програма;
• Документи и файлове;
• Групов чат;
• Автоматични регистрации.

Всеки проект включва инструментите, които всички екипи трябва да работят заедно; Табла за съобщения, задачи, графици, документи, съхранение на файлове, групов чат в реално време и въпроси за автоматично регистриране. Можеш да ги преименуваш, да изключиш тези, които не ти трябват, или да интегрираш с инструменти на трети страни.

Има безплатна версия. Платената започва от $ 99,00 на месец.

Miro

Miro е онлайн платформата за съвместна работа с бяла онлайн дъска, която позволява на екипите да работят ефективно заедно, от мозъчна атака с дигитални залепени бележки до планиране и управление на agile работни процеси. Има интеграции с Microsoft Ecosystem, Atlassian Ecosystem, Slack, Box, DropBox, Sketch, Notion, Airtable, Asana и др. Екипите си сътрудничат още по-продуктивно. Има наличие на 60+ шаблона и интерактивни рамки.

Подходящ е за софтуерни компании (UX / UI дизайнери, Agile треньори, собственици / мениджъри на продукти), услуги за графичен и уеб дизайн, агенции по маркетинг и реклама, креативни индустрии, консултации.

Има безплатна версия. Платената започва от $ 10,00 на месец, на потребител.

Wrike

Wrike е софтуер, предназначен за дистанционна работа. Предлага персонализирани формуляри за заявки, Kanban дъски, диаграми на Гант, отчети за проследяване на времето, актуализации в реално време и автоматично назначаване. Интегриран е с 400+ приложения.

Има безплатен план. Платеният план започва от $9,80 на месец на потребител.

CRM на HubSpot

Безплатният CRM има за всеки по нещо. HubSpot CRM има безплатни инструменти за всички от работния екип на една компанията и е 100% безплатен завинаги.

Integromat

Свързва различните приложения, които използваш. Ако в ежедневната си работата имаш някои действия, които се повтарят циклично. Integromat ще ти помогне да ги автоматизираш. Софтуерът предлага авангардни функции, които ще ти позволят да създадеш професионални интеграции.

Asana

Asana е платформа за управление на проекти, която ти позволява да организираш задачите прозрачно и незабавно, като гарантира, че всеки член на екип е наясно с развитието на проекта и със своята дейност в него.

Този инструмент е с изключителна простота на използване, гъвкавост за адаптиране към конкретни бизнес нужди, интеграция с почти всички основни инструменти на пазара (като се започне от екосистемата на Google) и приложение за работа и от мобилни устройства.

Има безплатна основна версия.

Инструменти за онлайн комуникация и срещи

Slack

Slack е екипна комуникационна платформа и е идеална за дистанционна работа. Всички членове на екипа могат да имат достъп до функциите на Slack от настолно приложение, интернет браузър или мобилно приложение.

Със Slack се получава лесна комуникация. Позволява създаването на канали за конкретни екипи, отдели или проекти, където група членове могат да провеждат своите виртуални срещи.

В допълнение може да се използва Slack, за да се качат полезни файлове за работата. После да се свърже към приложения за управление на задачи (като Trello).

Ако си инсталирал някой плъгин на сайта си, за да разговаряш с потребители, които го посещават, можеш да свържеш този чат към Slack и да управляваш всичко от едно място.

ZOOM

Zoom е отлична платформа за онлайн срещи, лесен за използване, не изисква инсталиране или регистриране от други потребители. Само организаторът на срещата има акаунт и изпраща връзката към виртуалната стая до останалите потребители.

Но това, което малко хора знаят е, че Zoom може да се използва и за уебинари, но с Pro акаунт.

Обикновено на Zoom се провеждат големи срещи на фирми или външни срещи. За по-малки вътрешни срещи са удобни Slack видео разговорите.

Има безплатна версия. Платената започва от €13.99/на месец.

Hangout среща

Slack в своята премиум версия осигурява и групови разговори, но ако нямаш достатъчно бюджет, можеш да се възползваш от старите познати Skype или Hangout, които ти позволяват да извършваш видео разговори и да споделяш екран.

Skype

Skype позволява да се обаждаш, да провеждаш видео разговори и да изпращаш незабавни съобщения по целия свят. Почти неограничено и безплатно, един от най-старите и най-добри начин за комуникация с други хора.

Skype има конкуренти от неговата категория с голяма дифузия – WhatsApp, Facebook Messenger, Viber.

Fleep.io

Fleep комбинира съобщения с вградени леки инструменти за сътрудничество и видео. Услугата работи в множество екипи и организации. Fleep се интегрира с всеки имейл клиент, което го прави, може би, най-гъвкавото комуникационно решение за всеки бизнес. Позволява безпроблемно да се свържеш с всички колеги на едно място. На разположение е и като приложение за Android с много добра функционалност.

Има безплатна версия. Платената започва от $ 6,00 на месец на потребител.

Помощни програми за управление на времето

Notion

Инструмент за екипи и компании, за по-добър начин за управление на знания, проекти, документи и сътрудничество. Може да се използва и за бележки и организиране на деня. Notion е работното пространство „всичко в едно“.

Има безплатна версия. Платената започва от $ 4,00 на месец на потребител.

Clockify.me

Ако имаш нужда от споделено приложение, за да поддържаш темпото на работа и да споделяш количеството време за определена дейност с твоя екип, Clockify е отличен софтуер за целта.

Има безплатна версия. Платената започва от 4.56 €/на месец.

Evernote

Отлично решение за организиране на тетрадки с бележки и нахвърляни идеи. Сред възможностите в Evernote е и създаването на общо място, което да бъде споделено с твоя работен екип. Можеш да разрешиш на тези, които работят с теб, да оставят връзки, скрийншотове от уеб страници, бележки, видеоклипове и т.н.

С Google Календар организирането на работата на колектива, следенето на сроковете и срещите става много по-лесно.

Google Keep е чудесен инструмент за бързо запазване и прехвърляне на бележки, линкове, изображения, аудио и видео, идеи.

Todoist

Много полезен инструмент за ефективно организиране на различни ежедневни задачи. Списъкът може да се редактира, с определяне на приоритет. Има и мобилни версии със синхронизация на задачите във входящата кутия. Синхронизира се и с Google Calendar и TickTick.

Алтернативи: SimpleNote, Microsoft To-Do, TickTick.

Програми за отдалечен достъп

TeamViewer

Софтуер за отдалечен работен плот на TeamViewer. Позволява свързване с множество работни станции от разстояние.

Има безплатна версия, силно ограничена. Платената версия започва от 27,90 €/ на месец.

SupRemo

SupRemo е лек софтуер за отдалечен достъп до компютри / сървъри. Може да се използва без инсталиране или да бъде инсталиран като услуга на компютъра за използването му като отдалечено устройство без надзор.

Безплатната версия е богата с много възможности.

Виж повече как се използва тази програма тук: SupRemo – безплатен достъп до отдалечен компютър без инсталиране на софтуер

Инфографика

Изтегли си инфографиката в PDF формат или в JPG формат.

Заключение

Не са ти необходими много инструменти, за да можеш да работиш дистанционно. Най-голямата пречка за преодоляване е, може би, промяна в манталитета от страна не само на компаниите, но и на работници за да се постигнат гъвкави графици, преустроени офиси, нова организация на работа.

Най-голямата полза, която се получава, се отнася до отличния баланс между личния и професионалния живот на работниците.

Това е само първа селекция от добри инструменти за работа от разстояние.

Какви други инструментите можеш да добавиш към този списък? Остави съветите си в коментарите.

Разкажи за опита си.

Автор на основното изображение Luke Peters