Как да използваш Google Drive за създаване и редактиране на файлове Word, Excel и Powerpoint

Всички познават пакета Microsoft Office, мнозина го ползват. Той със сигурност е най-използваната платформа за управление на офис документи. Основните софтуери са Word, Excel и Powerpoint за създаване и редактиране на файлове, съответно в DOCX, XLXX и PPTX. В допълнение към настолната версия, Microsoft пусна и платена онлайн версия за абонамент, наречен Microsoft Office 365. Ако нямаш намерение да плащаш абонаменти, ще ти покажа как да използваш Google Drive за създаване и редактиране на файлове Word, Excel и Powerpoint.

Вече видяхме как може да се ползва ограничена безплатна версия на тези приложения, получавайки достъп чрез OneDrive, облачната услуга на Microsoft. Безплатно можеш да ги използваш и на Android. Ако все пак искаш да работиш с пълен офис, но нямаш възможност за платен абонамент, най-валидната алтернатива за настолни компютри със сигурност е тази на междуплатформения LibreOffice. За всяко приложение на Microsoft Office има алтернативно настолно приложение LibreOffice.

Онлайн приложения от Google Drive за работа с документи, таблици, презентации

Можеш да използваш Google Drive за създаване и редактиране на файлове Word, Excel и Powerpoint. Google Drive предлага 15гб пространство на всеки потребител с акаунт в Google. Един хак, който ползвам, е да си създадеш повече акаунти за различни дейности. За всеки акаунт ще получиш 15гб безплатно облачно пространство.

Иди на Google Drive и след това влез в акаунта си. В лявата колона ще видиш вече използваното пространство от наличните безплатно 15гб. С Google Docs можеш да създаваш форматирани текстови документи, с Google Sheets – електронни таблици, с Google Slides – презентации, които след това могат да бъдат изтеглени съответно във файлове с разширения, подходящи за съответните ти компютърни програми.

Документи от същите редактируеми онлайн формати могат да бъдат качени в облака и след това изтеглени, както във формати на Microsoft Office, така и в тези на LibreOffice, в PDF, а също и във формат EPUB, като електронна книга.

Тъй като процедурата за създаване, отваряне, зареждане и редактиране на документи е една и съща за всички формати, ще се огранича да я илюстрирам само за тези от типа Word във формат DOCX.

Как да създаваш и редактираш документи в Google Drive

Кликни вляво горе върху бутона + Нов (New) и след това избери типа документ, който възнамеряваш да създадеш.

Както виждаш, изборът е между Google Docs (алтернатива на Word), Google Sheets (алтернатива на Excel), Google Slides (алтернатива на Powerpoint) и Google Forms. В “още” (more) имаш възможности за други приложения като Google Drawings, Google Sites, Google My Maps. Ако кликнеш върху Google Docs (Документи), ще се отвори текстов редактор с възможности за форматиране и много инструменти.

Както виждаш, в горната част на редактора има меню с множество елементи и по-надолу голямо разнообразие от инструменти.

Имаш възможност да въведеш или поставиш текст и да го форматираш, като промениш семейството на шрифтовете, цветовете и размера. Можеш също да добавиш удебелен шрифт, курсив, подчертаване. Ако добавиш заглавия – Heading1, Heading2, Heading3 от падащото меню под normal text, те ще се покажат отляво и ще създадат структура (outline) непосредствено под резюмето (summary).

Бутоните горе вдясно се използват за избор на подравняване, за вмъкване на списъци с водещи символи и номерирани списъци, подсписъци. Има възможност за увеличаване или намаляване на отстъпа и изчистване на форматирането.

Чрез Insert – Вмъкване, можеш да добавиш към документа изображения, таблици, чертежи, графики, хоризонтални линии, дата, бележка под линия, горни и долни колонтитули, специални символи, уравнения, връзки, коментари, водни знаци, отметки и резюме.За някои от тях са налични и бързи клавиши.

В горния ляв ъгъл задай име на документа. При нужда използвай удобните бутони Отмяна и Възстановяване на последното действие, PaintFormat, Проверка на правописа и граматиката и Печат. Промените в документа се записват в почти реално време. Никави притеснения за загубване на последните редакции, защото документът ще го откриеш автоматично запазен в Google Drive в секцията Последни – Recent. Не трябва да имаш и притеснения за загубени версии на документа. Всички версии ще откриеш, като отидеш на File–>Version history (история на версиите).

Виж тук за new връзките на Google: Новите преки връзки на Adobe ще увеличат твоята продуктивност

Как да изтеглиш създаден документ

Документ, електронна таблица или презентация, по които си започнал да работиш, могат да бъдат отворени отново, като отидеш в твоя Google Drive–>Recent (последни) и кликнеш двукратно върху миниатюрата. Можеш да го потърсиш в търсачката на Drive по име.

Когато приключиш с работата си по документа, той ще бъде на разположение в облака Google Drive за ползване и от други устройства, където влизаш с твоя Google акаунт. Имаш и прекрасната възможност да изтеглиш документа на компютъра си.

За да направиш това, иди на File–>Download и избери формата. За документи изборът е между Microsoft Word (.DOCX), OpenDocument (.ODT), Rich Text Format (.RFT), PDF документ, Обикновен текст (.TXT), Страница уеб (.HTML) и .EPUB Publishing.

За изтегляне на таблици от Google Sheets има възможност за допълнителни формати .CSV и .TSV, за презентации от Google Slides има и формати .JPG , .PNG и .SVG.

Как да качиш документи в Google Drive

Ако трябва да редактираш файл във формат Office, за да използваш възможностите на Google Drive и не на платения Microsoft Office или на трети програми, трябва да го качиш в Google Drive.

Ако искаш да го качиш в специална папка на Drive, влез в тая папка и плъзни файла от компютъра в нея. Друг начин да се качи е, като се отиде горе в ляво на +New–>File upload или Folder upload, в случай на качване на цяла папка.

След като излезе долу вдясно надпис, че файлът е напълно зареден, го отвори от Recent – последни – с двойно кликване на миниатюрата му. Ще се отвори със съответния редактор и след това можеш да го редактираш и запазиш новата версия. След това можеш да го изтеглиш, като отидеш на File–>Download и избереш формата на Office, идентичен с входния.

Заключение

Както виждаш, можеш да се откажеш от инсталиране на Microsoft Office на компютъра, защото е възможно да отваряш, редактираш, създаваш и запазваш документи, презентации и електронни таблици директно онлайн с приложенията на Google Drive.