Как да работим ефективно със списъци, за да успяваме във всичко най-важно

Напоследък събирам и анализирам доста информация относно работата със списъци – планове, дейности, цели. Тук представям систематизирани едни от най-важните, според мен, 7 принципа, с които трябва да се съобразяваме, за да работим ефективно със списъци.

Всеки развиващ се човек има за цел да стане по-активен, да получи допълнителна мотивация, да разбере как да бъде по-ефективен и продуктивен. Продуктивността за хората, стремящи се към развитие, означава да намалят ежедневния стрес, да развият нови полезни умения, да почистват висящите неща и да правят това, на което наистина искат да отделят повече време.

7 принципа, за да работим ефективно със списъци

Позната история на това изображение, нали? Как да свършим всичко, което е било планирано за един ден? Необходимо е също да открием време и за тези дейности, които допълнително се образуват през деня, нали? Често нямаме време за голяма част от планираното, отделяме време за това, което не е било планирано и цялата тази купчина важни задачи, които не са спешни, но наистина са важни (като спорт, английски, разходки) се отхвърля за утре. И така ден след ден, година след година, докато в един момент изведнъж – бам! И вече нищо няма значение.

Да видим решенията:

Списъкът със задачи е необходим, не за да го изпълним целия, а за да разтоварим мозъка си

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Наистина, отдавна е доказано, че нашата памет не може да запази повече от определен, не голям, брой задачи.

Постоянно си припомняме малки неща – да почистим стаята, да напазаруваме, да полеем цветята и десетки обикновени текущи дела, за които не сме още взели решение. Усещаме се безумно претоварвани и не сме в състояние да действаме ефективно.

Ние сами си наслагваме тежести, някои от които веднага сваляме, но други отмятаме на купчина настрана.

Да го наречем фантомен краен срок – безпокойство, което изпитваме, когато нямаме спешни срокове, но имаме подсъзнателното чувство, че съществуват, просто сме забравили за какво се отнасят.

От много години си записвам нещата именно с цел първо да разтоваря всичко излишно от мозъка си. Но, когато започна да си правя списък със задачи, мога да запиша стотици за изпълнение в рамките на една седмица.

Представи си, че всеки ден непрекъснато (даже заспивайки) мозъкът ти те пита дали си спомняш за този или онзи случай от списъка.

Мозъкът трябва предимно да мисли. Не е нужно да помни ония неща, които може да ги намери записани и са винаги под ръка, като например списъците със задачи. Излишно е да използваш безценните ресурси на мозъка, за да си напомняш да не забравиш някоя задача.

Знам от опит, че когато се започне ползването на организатор на задачи или инструмент за управление на проекти, отначало това предизвиква стрес. Защото там всичко е на видно място, свързано със срокове. Сякаш спешно трябва да се направи нещо едновременно по всички проекти. Включително вземане на куп решения, които в момента са невъзможни за приемане, поради здравни проблеми, пътуване, умора, липса на ресурси.

Така че преминах към тази схема на работа със списъци:

Съхранявам всичко това в любимия си мениджър за лична информация – сега е EssentialPIM, с помощници Evernote, Notion, Penzu.

В нашите списъци има много дейности, по които още нямаме решение или, за които не са разпределени ресурси

След като преглеждам дейностите в списъка, ги подчертавам с цветове според този принцип:

1-ва група: случаи, за които не е взето решение и за които е много важно да се вземе решение, но в момента не мога да го направя (нямам достатъчно ресурси, информация и т.н.). Това са много енергоемки дейности. Отлагам отново и отново, а трябва твърдо да се реша да взема решение, когато попадна в добро енергийно състояние. Или да реша, че наистина трябва да се отложи. Маркирам с червено.

2-ра група: случаи, когато решението е взето, но нямам достатъчно ресурси (пари, време, човешка помощ). Така че знам със сигурност, че няма да отделя време за този проет още шест месеца, но той виси в главата ми и отнема енергия. Маркирам със сиво.

3-та група: случаи, по които мога да взема решение и имам налични ресурси (пари, време, човешка помощ) за справяне с тези задача. Маркирам със зелено.

Тук виждаш ли същността?

Трябва да поставя в плана на делата за утре само задачи, за които са взети решения и има ресурс. Ако има възможност, в най-продуктивния, енергично силен период от деня, да взема решения по дейности, за които все още не съм взела.

Случаи, по които не мога да взема решение сега и да разпределя ресурс, избутвам на заден план и оцветявам в безличен цвят.

Работя само по онези проекти, при които е възможно простото им изпълнение. Това значително намалява отлагането. Също се избягва и тревожността, че има толкова много неща за правене, защото пълният изначално списък НЕ е в моето основно зрително поле. Новият списък с незабавни действия е разтоварен и в него са само тези, за които има решение и ресурс.

Повдигаме самочувствието си, хвалим самите себе си. Планираме само 1-2 основни дейности за деня

Улесни себе си, за да извършиш подвига на деня. Когато изпълниш едната или двете основни дейности, които си планирал за деня, вече си герой. Останалите дейности са бонус.

И така, разтоварих няколкостотинте задачки от мозъка си, структурирах ги, маркирах различните случаи с цветове.

Системата за блокове работа и фокус, блокове почивка и буфер, работи изключително добре

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Системата за работа в блокове се показва отлично. Тя е много удобна. Но когато планираш блокове за седмица или две напред, е още по-ефективна.

Силно препоръчително е, да се планират предварително блоковете за почивка, поне 2-3 всяка седмица, за предпочитане един двоен и един единичен в средата на седмицата.

Всеки фокусен блок да се включва между буферни блокове. Така определено ще можеш спокойно да се потопиш в някои важни неща, без да се разсейваш.

Буферните блокове си планирай в програмата за мениджър на лична информация. Те ще съдържат много дребни задачи. За тях ще имаш отделено време.

Имаме много по-малко време, отколкото си мислим

Ако се опиташ да изчислиш колко часа има в седмицата и колко всъщност остава за това или онова занимание, ще се учудиш колко е оскъдно времето.

В действителност имаме само 1-3 блока с някакъв по-голям сегмент, когато не ни прекъсват – 40-50 минути, например. Не съществуват 8-12 часа за сериозна работа без прекъсване. Ако работим продуктивно по 2-4 часа на ден, това вече е страхотно.

Би било добре да се изправим пред истината и да планираме деня си около тези данни. С даване на приоритети в бизнеса и в живота. 

Задължително планиране на блокове почивка през седмицата

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Почивката 2-3 блока на седмица, за предпочитане не един по един, а поне един двоен. Планирането на тези блокове, трябва да бъде извършено преди планирането на блоковете за фокусиране.

Преди години ми се наложи дълго да работя без почивни дни и празници. Разбрах, че тялото не може да бъде излъгано. 

Невъзможно е да работим ефективно върху силата на волята дълго време – тя свършва по-бързо, отколкото бихме искали. Започва изгарянето и връщането е скъпо. Същото важи и за липсата на сън. Пълна илюзия е, че можем да спестим няколко часа. Ако е единично и после се възстанови, няма да се забележи, но ако е редовно, продуктивността рязко ще се снижи. И не само тя.

Разнообразие и индивидуалност

Всички сме много различни. Различни по същество, на различни етапи от жизненото развитие, потребности, осъзнаване, опит. Различни по степен на отговорност за действията си. И също така непрекъснато редуваме различни състояния, периоди в живота си. Всеки от нас има свои собствени ритми.

Един и същ инструмент или решение на даден проблем няма да работи за различни хора.

Не е нужно да се прекършваш, копирайки насила онова, което действа при други. Ако анализираш опита на успешни хора, можеш да се опиташ да разбереш какви неща да екстраполираш, за да ги изпробваш върху себе си. Но ако не се вписваш и не се получава, изживей го леко и търси своите решения и своите инструменти.

Човек сам за себе си трябва редовно да променя нещо.

За да продължиш ефективно напред, е важно да виждаш ясно, да имаш представа за етапа на своето развитие. Ако дадено решение е работило за теб досега, но вече не работи, изостави го, намери и тествай нови.

Преди това, например, пишех направо в редактора на WordPress, не успявах да се разделя с Класическия. После изведнъж минах на Блоковия и се наложи да потърся външен редактор. Пиша текст на блокове и после прехвърлям в WordPress. Но пък какво удоволствие да се използват възможностите на Блоковия редактор на WordPress. Дори още несъвършен, но усещаш другото ниво на развитие. И как стават излишни много добавки, които съм ползвала досега. Нормално е да се развиват вкусовете, възможностите, да се променяме.

Постоянната смяна и редуване на инструменти е правилно и полезно нещо. Изследват се желания и цели, търсят се най-добрите начини и инструменти за мотивация, изгражда се своя „идеален живот“.

Заключение

Накратко – как да работим ефективно със списъци, за да успяваме във всичко най-важно:

• изчистваме мозъка, премахваме всички притеснения от него, всичко е записано;
• намаляваме собствения си стрес по отношение на ежедневния списък със задачи – оставяме 1-3 наистина важни;
• затвърждаваме факта, че сме страхотни;
• работим с блокова система за по-голям фокус;
• ценим времето си и работим по приоритетите;
• задължително почиваме през седмицата;
• съобразяваме се с нашата различност и нашето развитие и промяна.