Как да запишеш Gmail имейл в PDF файл на компютъра си (Windows) и на Android

Има ситуации, при които е необходимо да имаш запазени във вид на PDF файл някои важни Gmail имейли. Виж как да го направиш

Има различни ситуации, които изискват запазване на някои от имейлите, които си получил. Много потребители използват Gmail електронната поща за получаване на бизнес имейли. Важни разписки, подробности за транзакции, покупки и други понякога попадат във входящата поща. Преобразуването на имейли от Gmail в PDF изглежда най-добрият вариант за запазване на важен текст на компютъра, за разпечатване или за споделяне на конкретен имейл с други хора. Ще ти покажа различни начини, как да запишеш Gmail имейл в PDF файл в Windows и на Android.

Как да запишеш Gmail имейл в PDF файл на компютъра си

Защо ти е необходимо да запазиш имейл като PDF?

Ето някои причини, поради които изниква тази необходимост:

  1. Имаш нужда от печатно копие, в случай че имейлът не е наличен вече или нямаш достъп до него.
  2. Искаш да използваш имейла в друг формат – в презентация, публикация, в книга. Ако го запазиш като PDF файл, ще можеш лесно да го конвертираш в друг формат за твоите нужди.
  3. Имейлът може да има срок на изтичане, зададен от подателя. Със запазването на имейл като PDF, ще имаш постоянно копие, дори да не е етично.
  4. Искаш да разботиш с бележки и маркировка върху текста на имейла. Със записването му като PDF, това става по-лесно.
  5. В текста на имейла има полезни връзки и друга важна информация, която искаш да запазиш. При разпечатването му като PDF, връзките се запазват и ще можеш да ги извикваш от файла и отваряш на браузъра.
  6. Често се предлагат безплатни текстови курсове по имейл. За да ги запазиш, удобно е да ги записваш като PDF и събереш в отделна папка на компютъра.
  7. Искаш да запазиш запис на покупки и плащания, за повече сигурност, а и за да не ти заемат място, в случай, че достигнеш ограничението за безплатни 15gb на Google Drive.

Преди да стигна до въпроса с начините на разпечатване на даден Gmail имейл като PDF, искам да ти припомня един друг начин за запазване на Gmail пощата в твой архив на харддиска.

Изтегляне на групов архив от Gmail имейли

Един метод за това е използване на Google Takeout, което ще създаде групов архив на цялата ти електронна поща във формат MBOX.

По подразбиране услугата ще се опита да архивира всичко, което може, но ако кликнеш върху бутона Deselect all и поставиш отметка в едно поле – Mail, ще бъдат запазени само писма и прикачените файлове.

Деселектиране на данни от Google за изтегляне
Деселектиране на данни от Google за изтегляне

Ако кликнеш на All mail data included, можеш да избереш кои от папките на пощата си искаш да архивираш на компютъра.

Избор на папки от пощата за архивиране на комопютъра
Избор на папки от пощата за архивиране на комопютъра

Когато се отвори специалният прозорец за избор, махни отметката на Include all messages in Mail. Така ще имаш възможност за избор на категории и папки за архивиране. След като направиш избора си, кликни на OK.

Избор на папки за архивиране
Избор на папки за архивиране

След това иди надолу на бутона Next step–>Choose file type, frequency and destination.

Избери метод на доставка:

Метод на доставка
Метод на доставка

и дали веднъж или с определена честота да се извършва запазването на информацията извън Gmail. След това избери типа на архива и тежестта му, при достигането на която да бъде разделен на части.

Създаване на архив за експорт
Създаване на архив за експорт

Кликни накрая на Create export – създаване на експортиране и изчакай. Процесът, в зависимост от това, колко имейла имаш, може да отнеме часове или дори дни (при огромен материал за експортиране).

След като създаването на архива приключи, ще получиш имейл Your Google data is ready to download – данните са готови за изтегляне. 

Данните са готови за изтегляне
Данните са готови за изтегляне

Кликни върху бутона в имейла: Download your files. Файловете ще са във формат MBOX. MBOX е начин за съхраняване на имейл съобщения и се поддържа от обикновени пощенски клиенти като Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Mail на Apple. В Windows може да се прочете с услугата за четене на електронна поща Mail and Calendar, която може да се изтегли от Microsoft Store, ако вече не е на компютъра. Но преди това файловете MBOX трябва да се преобразуват в EML. Това най-лесно става с безплатния уеб инструмент Coolutils.

Конвертиране на MBOX в EML с Coolutils
Конвертиране на MBOX в EML с Coolutils

Но да се върна на обещанието в началото: методът, който разглеждам днес, е как да запазиш конкретен отделен имейл като PDF.

Запазване на имейл в Gmail като PDF на компютъра

Процесът е съвсем лесен и прост. Ако искаш да запазиш определен имейл в PDF файл на компютъра си, следвай тези стъпки:

  1. Влез в Gmail и отвори имейла, който искаш да запазиш като PDF.
  2. В отворения имейл, кликни върху иконата за Печат или на трите точки в горния десен ъгъл на прозореца и там на Print – Печат.
  3. Ще се отвори друг прозорец с опциите за печат в нов раздел на браузъра.
  4. Опцията под Print в Destination трябва да се зададе на Save as PDF – запиши като PDF.
  5. Избери от останалите опции предпочитаните от теб настройки и кликни на бутона Save. Ще се отвори прозорец на File Explorer, от където ще избереш папка за запазване на файла и името, ако искаш да промениш автоматично зададените данни.
  6. Кликни накрая върху бутона Save – Запиши и имейлът ти ще бъде записан като PDF в посочената папка.
Печат на имейл от Gmail
Печат на имейл от Gmail

Как да запазиш имейл като PDF файл на Android

Ако използваш по-често Gmail на телефона с Android, можеш и там също да запазваш имейли като PDF файлове.

Предлагам ти два начина – чрез самото приложение за Gmail на Google и чрез приложението Spark Mail.

1ви начин – с Gmail Google LLC

След настройване на акаунта, отвори имейла, който искаш да преобразуваш в PDF файл. Горе вдясно на заглавието на имейла има 3 точки (също и по-долу – в дясно на получателя). Когато кликнеш на тях, ще се отвори прозорец, от който да избереш Печат. После избери къде да бъде разпечатан файлът и в коя папка, ако е в PDF на устройството.

Печат на имейл на Android
Печат на имейл на Android

2ри начин – с приложението Spark Mail

Настрой акаунта си, след като минат всички разрешения, които трябва да дадеш на приложението, за да работи с Gmail, отвори мейла, който искаш да експортираш като PDF.

Докосни трите точки горе в дясно на получателя на имейла.

После избери Save as PDF.

Записване като PDF на Android с Spark Email
Записване като PDF на Android със Spark Email

Избери дали искаш да добавиш история или коментари, след което щракни върху Save – запазване. После още веднъж Запазване до въпросния PDF. Той ще се запише в папката Документи–>Download в паметта на телефона, освен ако няма други настройки.

Съществуват и други приложения за електронна поща, които също могат да запазват имейли в PDF формат.

Алтернативи за запазване на имейл

Има и още различни начини за запазване на имейли. Ето някои от тях:

Запазване на имейл в негов собствен формат

В Gmail на отворения имейл, който искаш да запазиш, вместо да кликнеш на Print в прозореца на трите точки горе вдясно, избери Download message. Така имейлът ще се запази във формат EML на твоя компютър и можеш да го отвориш с Mail and Calendar приложението, което обикновено вече го има в Windows 10.

Скрийншот на имейла на компютъра или на телефона

Когато имейлът не е дълъг и няма интересуващи те връзки в него, можеш да го заснемеш направо с уеб инструменти за скрийншот или програми от твоя компютър.

Същото се отнася и за телефона. Много по-бързо е да направиш скрийншот на имейла, без да слагаш допълнителни приложения на телефона. При някои марки телефони скрийншот се прави, натискайки заедно бутоните за звук и за изгасяване на екрана на телефона.

Запазване на имейл от браузъра като PDF на компютъра с разширение за Chrome

За случая използвай разширението за Google Chrome – Save Emails to PDF by cloudHQ, което добавя удобна опция за PDF към Gmail.

За да запазиш въпросния имейл, кликни на бутона на разширението – стрелка за изтегляне.

Запазване на имейл в Gmail с разширение
Запазване на имейл в Gmail с разширение на браузъра

От показаните възможности избери Save to PDF или Manage save emails to… При втория случай от новоотворения прозорец избери къде да запазиш имейла и кликни на Save settings.

Избор на място за запазване на PDF
Избор на място за запазване на PDF файла

Запазване на имейли от Mail на Windows 10 като PDF

Използвам приложението Mail and Calendar, но може да се използва същата процедура за запазване на имейл като PDF файлове в Windows 10 и от Outlook и др. имейл клиенти.

  • Стартирай имейл клиента. Отвори имейл съобщението, което искаш да запишеш като PDF.
  • Използвай Ctrl + P едновременно, за да отвориш диалоговия прозорец за печат. Избери Save to PDF или по желание избери своя принтер. 

Записване на имейл като PDF чрез вградената функция на Opera браузър Save as PDF

Ако използваш и ти като мен браузър Opera, вече знаеш, че той има удобна помощна функция Save as PDF. Направо в Gmail не можеш да я използваш, но ако използваш функцията Print, се отваря нов раздел на браузъра и автоматично прозореца за Печат. Затвори го с Cancel и след това с десен бутон избери Save as PDF. Ще се получи чудесен PDF файл с възможност на кликаеми връзки.

Създаване на PDF с Opera
Създаване на PDF от имейл с Opera браузър

Заключение

Показах ти няколко прости и ясни методи за запазване на важните за теб имейли на компютъра ти, в Google Drive или други облачни услуги, на Android в универсален PDF формат, както и в собствения им EML формат.
Ти запазваш ли важни имейл на компютъра си? Ако да, какъв метод използваш?

Оставете коментар

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.