Как компанията да се подготви за дълъг период на почивка?

В днешния бизнес, в който темпото на работа е динамично, а проектите изискват постоянно внимание, намирането на време за почивка може да се окаже истинско предизвикателство. Няма как, трябва да има такива периоди, необходими за поддържане на продуктивността и ефективността на изпълнителите и това е ключов аспект на успешното управление. В тази статия ще разгледам практически стъпки и чек лист за съвместна подготовка за продължителна почивка, което ще позволи на фирмата да гарантира гладкото протичане на проектите дори по време на периодите на заслужена почивка. Ще дам идеи как компанията да се подготви за дълъг период на почивка.

Подготовката за дълъг отпуск с твоите изпълнители може да зависи от конкретната област, вида на проекта, текущото състояние на работата и какви конкретни задачи трябва да бъдат изпълнени. Ето някои общи насоки:

Планиране на задачите на компанията преди дълга ваканция

Необходим е подробен план за продължителността и времето на уикенда. Трябва да бъдат определени конкретните задачи за изпълнение. Т.е.:

• Провеждане на среща с екипа, за обсъждане текущото състояние на проекта и очертаване на приоритетите за уикенда или ваканцията.
• Разпределяне на задачите между членовете на екипа, изясняване на тяхното разбиране за крайни срокове и очаквани резултати.

Ще разгледам по-подробно типовете планиране, които се очертават като необходими, за да може компанията да се подготви отлично за периода на ваканция, дълъг уикенд или дълги отпуски.

Планиране на комуникацията по време на дълга почивка

Компанията трябва да има ясна представа за общата цел и приоритетите на проекта. Когато е необходима комуникация по време на дълъг почивен период, а тя при сериозни компании винаги е необходима, трябва да има определени инструменти за комуникация (например месинджъри, видеоконференции), за да се поддържа потока на информация.

Ефективните инструменти за комуникация играят ключова роля за осигуряване на успешна комуникация и сътрудничество по време на дългия уикенд. Чрез тях се свеждат до минимум потенциалните забавяния на проекта. Ето по-подробно:

• Избор на инструменти за комуникация – популярни и удобни като Slack, Microsoft Teams, Skype, Viber, WhatsApp или други, които екипът вече използва. Създаване на групови чатове и канали. Достъпни ли са на всички устройства на екипа и изпълнителите?
• Видеоконференции – избор на платформа за видеоконференции, като Zoom, Microsoft Teams, Google Meet. Всички участници ли са запознати с използването ѝ.
• Инсталиране и настройка – предоставяне на инструкции на всички участници инструкции и необходимите права за достъп .
• Тестване – тестови видеоконференции и обмен на съобщения, за проверка на функционалността и липсата на технически проблеми.

Документиране на проектите

Актуализиране на документацията на проекта, така че всеки да може лесно да се ориентира в текущото състояние на нещата. Всички необходими материали и ресурси трябва да са на разположение на членовете на екипа.

Преди излизане в почивка е нужна и проверка на уместността на всички необходими ресурси: достъп до файлове, сървъри, програми и др., както и актуализиране на проектната документация, за да бъдат отразени последните промени.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Проверка и подготовка на ресурсите

Изпълнителите трябва да имат осигурени всички необходими ресурси. Нужен е контрол, за да се види има ли някакви проблеми с оборудването, които могат да повлияят на хода на работата, и които трябва да се разрешат предварително.

Подготовката на ресурсите е важна стъпка, за да се гарантира, че екипът и изпълнителят могат да работят ефективно по време на дългия уикенд. Това включва подготовка на физически, информационни и човешки ресурси. Ето по-подробно:

Физически ресурси – дали цялото необходимо оборудване (компютри, лаптопи, принтери, скенери и т.н.) е в добро работно състояние и готово за използване в случаи на необходими контакти между изпълнителите и ръководителите. Офис пространството трябва да е удобно организирано и да са налични всички необходими материали (хартия, химикалки, тефтери), за да не се появят неудобства по време на отсъствие на част от персонала или на затворени за празници снабдителни вериги.

Информационни ресурси – дали всички участници имат достъп до необходимите информационни системи и програми. Инсталиран ли е необходимият софтуер; актуализирана ли е документацията на проекта и достъпа до всички съответни материали (спецификации, планове, схеми) при промяна.

Технически ресурси – мрежовото оборудване конфигурирано ли е правилно и интернет връзката стабилна ли е. Ако има вероятност от прекъсване на електрозахранването, помислено ли е за резервни източници на захранване. Разработен ли е план за възстановяване в случай на отказ или неправилно функциониране на ресурсите.

Човешки ресурси – уточнено ли е кой ще отговаря за подготовката и осигуряването на ресурсите, за обучение и помощ на персонала в случай на нужда.

Подготовката на ресурсите трябва да бъде интегриран процес, включващ физически, информационни и човешки аспекти, за да се гарантира, че екипът може да работи без прекъсване през дългия уикенд.

Автоматизация, която да замести изпълнителите по време на почивка

Ако е възможно, да се автоматизират рутинните задачи, за да се намали необходимостта от постоянна намеса. По този начин компанията да се подготви за безгрижна отпуска.

Да се обмисли използването на инструменти и системи, които могат да помогнат за управлението на проекта в отсъствие на ръководители и изпълнители.

Автоматизирането на ежедневните задачи е мощен начин за повишаване на ефективността и намаляване на стреса на екипа по време на дългия уикенд. Ето по-подробно:

• Идентифициране на ежедневните задачи – анализ на рутинните задачи и на тези, които се повтарят редовно и изискват един и същ тип действия.
• Избор на инструменти за автоматизация, които могат да автоматизират определени задачи. Например, използване на CRM система за автоматизиране на управлението на взаимоотношенията с клиентите.
• Разработване на скриптове за автоматизация за по-технически задачи.
• Шаблони и автоматични кореспонденти – създаване на шаблони за често използвани отговори на имейли и настройване на автоматични кореспонденти за информиране на клиенти или партньори. Използване на графика за изпращане на имейли или публикации в социалните медии, за да се поддържа редовност без ръчно участие.
• Управление на проекти и задачи – използване на инструменти за управление на проекти, за автоматизиране на проследяването и уведомяването за крайните срокове и състоянието на задачите. Задаване на автоматични напомняния за важни задачи и събития.
• Сигурност: автоматични актуализации – конфигуриране на автоматични актуализации на софтуерни и системни компоненти с цел гарантиране на сигурността. Използване на инструменти за мониторинг на сигурността за автоматично откриване и реагиране на потенциални заплахи.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Специализирани инструменти и системи за управлението на проект в отсъствие на персонал

Управлението на проект в отсъствие на част от персонала може да бъде много по-лесно с помощта на специализирани инструменти и системи. Тези инструменти ще помогнат да се поддържа комуникация, да се следи напредъка, да се управляват задачите и да се споделя информация. Ето няколко категории инструменти и системи, които могат да бъдат полезни:

Инструменти за управление на проекти

Jira – популярен инструмент за управление на проекти и задачи, базиран на методологията Agile. Позволява да се създават задачи, да се проследява напредъка, да се управляват крайните срокове и да се контролират грешките.

Trello – прост и интуитивен инструмент за създаване на карти със задачи, преместването им по дъската и проследяване на състоянието.

Asana – платформа за управление на проекти, която позволява да се създават задачи, да се задават крайни срокове, да се проследява напредъка и да се комуникира в екипа.

Инструменти за комуникация

Slack – система за незабавни съобщения, която позволява да се създават канали за комуникация по различни теми, да се споделят файлове и да се интегрират други инструменти.

Microsoft Teams – интегрирано решение за комуникация и сътрудничество. Включва чат, видеоконференции, споделяне на файлове и интеграция с други приложения на Microsoft.

Zoom – популярна платформа за видеоконференции, която осигурява висококачествено видео и аудио, както и функционалност за съвместна работа.

Съхранение в облак и документация

Google Drive – позволява да се съхраняват и съвместно да се редактират документи, електронни таблици, презентации и други файлове в облака.

Confluence – инструмент за създаване и съвместно редактиране на проектна документация. Силно интегриран с други инструменти на Atlassian, като Jira.

Инструменти за наблюдение на напредъка

Monday.com – интерактивна бяла дъска за управление на проекти и задачи. Осигурява визуализация на напредъка и взаимодействие в екипа.

Smartsheet – платформа за управление на работата и проектите с акцент върху таблици, диаграми и отчети.

Инструменти за контрол на задачите

Todoist – прост инструмент за управление на задачи с възможност за създаване на списък със задачи, определяне на крайни срокове и приоритизиране на задачите.

Wrike – система за управление на проекти, която предоставя широк набор от инструменти за създаване, проследяване и оценяване на задачи.

Инструменти за управление на времето

RescueTime – помага да се проследява колко време се прекарва в изпълнение на различни задачи, което може да бъде полезно за подобряване на производителността.

Clockify – инструмент за проследяване на времето, който може да се използва и за отчитане и анализиране на времето, изразходвано за даден проект.

Изборът на конкретни инструменти зависи от нуждите на проекта, структурата на екипа и предпочитанията.

Използването на комбинация от инструменти ще създадете удобно и ефективно работно пространство, което ще осигури продуктивност, дори когато част от изпълнителите отсъстват.

Сценарии за извънредни ситуации

Такъв не трябва да липсва. Разработването на план за действие при потенциални смущения в крайния срок или проблеми, които могат да възникнат през уикенда, не трябва да се пренебрегва.

Всички членове на екипа знаят ли какво да правят в случай на извънредни ситуации?

Сценариите за непредвидени ситуации са набор от дейности и стратегии, предназначени за бърза и ефективна реакция при неочаквани събития или кризисни ситуации. Създаването на тези сценарии е важна част от планирането и управлението на проекта. Тук е представено по-подробно ръководство за разработване на сценарии за извънредни ситуации:

• Идентифициране на потенциалните заплахи и рискове – анализ на риска, идентифициране на потенциалните заплахи, рискове и проблеми, например: технически повреди, отсъствие на ключови участници, промени в изискванията и др. Приоритизиране на рисковете – оценяване на вероятността за възникване и въздействието на всеки риск. Подреждане по важност за успешното завършване на проекта.
• Разработване на план за действие при извънредни ситуации – определяне на целите и ключовите задачи в аварийните сценарии. Какви стъпки трябва да се предприемат, за да се сведат до минимум щетите и да се възстанови проектът? Роли и отговорности – разпределяне на ролите и отговорностите на членовете на екипа при аварийни сценарии. Кой взема ключови решения, кой отговаря за комуникацията и т.н.?
• Създаване на план за комуникация – разработване на система за известяване, която бързо и ефективно да уведомява членовете на екипа за кризисни ситуации. Създаване на ясна комуникационна верига, за да бъдат информирани всички заинтересовани страни, включително клиенти, партньори и други важни заинтересовани страни.
• План за възстановяване – определяне на етапите и стъпките на възстановяване след възникване на кризисна ситуация. Колко бързо екипът може да се върне към нормална работа? Възстановяване на ключови системи – подготвяне на план за възстановяване на ключови системи и процеси, включително варианти за архивиране и резервни копия на данни.
• Обучение и упражнения по сценарии – обучение на членовете на екипа как да се справят с аварийни сценарии. Кои са техните роли, задачи и отговорности. Проведеждане на упражнения по сценарии с екипа, за да се тества и усъвършенства плана за реакция при кризи.
• Постоянни актуализации – периодично преглеждане и актуализиране на сценариите за действие при извънредни ситуации.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Почивка и релаксация

В допълнение към всичко по-горе, лидерите на компанията трябва да се уверят, че всички имат възможност да си починат и да се възстановят. Поддържането на баланс между работата и почивката помага за поддържане на производителността в дългосрочен план.

Навременната подготовка и ясното разбиране на ролите и задачите са важни, за да се гарантира, че може да се работи ефективно, когато ключови членове на екипа отсъстват.

Заключение

Чеклист за подготовка на компанията за дълъг период на почивка

1. Проверка на условията за плащане на услугите:

• хостинг,
• домейни и SSL сертификати,
• телефония,
• CRM система,
• проследяване на задачи,
• имейл бюлетини,
• SMS известия,
• анализи от край до край,
• онлайн чатове,
• cms лицензи,
• контрол на инвентара,
• решения без код.

2. Актуализиране на състоянието на текущите задачи с изпълнители. Какво трябва да се свърши преди празниците, какво ще продължи след това. Подреждане на задачите по приоритет.
3. Провеждане на разговор с изпълнители и обсъждане на обема на работата за следващия период. Това значително укрепва отношенията на двете страни. Компанията ще знае разполага ли се с ресурси за нови задачи, а изпълнителят ще може по-добре да планира натоварването на екипа.
4. Определяне на формата на „дежурния”. Какъв е планът за действие и кой носи отговорност при срив на уебсайт или онлайн магазин. Как мога да се свържа с изпълнителя през почивните дни и при какви условия?
5. Информация за резервните копия на сайта и план за действие при евентуален срив.
6. Публикувайте на уебсайта информация за работното време по време на празниците.
7. Извършване на планираните плащания към контрагентите преди излизане в отпуск.
8. При необходимост актуализиране и подновяване на договорите с контрагентите. Има ли планове за промяна на цената на услугите?