5 книги за управление на времето, които ще ти дадат нови идеи

Те ще ти помогнат да си организираш задачите и да ги свършиш навреме.

За да успява в делата си в живота, човек трябва да се дообразова. За съжаление намирането на най-добрата информацията наистина може да бъде като търсене на игла в купа сено. Затова ще ти представя накратко 5 от моите любими книги за управление на времето, които ще ти дадат нови идеи. Това са също книги за успех, книги, които са имали големи въздействие върху производителността ми в последните години.

Популярни техники за управление на времето – работа на блокове от по 25 минути, изключване на известията на телефона, отлагане на преглеждането на пощата – често само временно се справят проблема с концентрацията, но не го решават изцяло.

Ако човек наистина е готов за промяна на гледните точки и приоритетите, трябва да се задълбочи в управлението на времето. Петте книги по-долу ще ти помогнат да се съсредоточиш върху важните неща и да изградиш продуктивен и смислен живот.

Използвайки уроците от следващите изключителни книги, много хора са подобрили своята производителност, постигнали са независимост, растат, развиват се и живеят по-добре от преди. Подобряването на производителността ти позволява да работиш по-малко и да си все по-близо до момент, когато можеш да си почиваш повече.

Книги за управление на времето
Книги за управление на времето

Getting Things Done

Съдържание
  1. Getting Things Done
  2. Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals
  3. 7 Habits of Highly Effective People
  4. The 4-Hour Work Week
  5. When: The Scientific Secrets of Perfect Timing

Първата е книга, вече традиционна в тази област. Тя беляза историята на производителността. Това е известната книга на Дейвид Алън „Getting Things Done„. Преведена е и на български се казва: “Да задвижим нещата“. Тя трябва със сигурност да стане част от всяка бизнес продуктова система.

Първо нека си припомним основните неща:

  • Нашият мозък се използва за създаване на идеи, а не за задържането им.
  • Само когато мислите ни са ясни и задачите ни – организирани, можем да започнем да получаваме поток от добри идеи и да бъдем ефективни.

Методът GTD (от английски Getting Things Done – свършване на нещата) означава, че не е нужно да се отделя твърде много време за премисляне и дообмисляне на нещата. Вместо това разглежда тези 5 фази: улавяне, изясняване, организиране, мислене и действие.

1. Улавяне – събиране на това, което привлича вниманието ти

  • Всеки отворен цикъл трябва да е в тази система за улавяне и извън главата ти. Трябва да имаш възможно най-малко “съдове” за улавяне, за да можеш да се справяш бързо. Трябва да ги изпразваш редовно.
  • Това може да се направи в различни папки или списъци, да се използват различни софтуери или приложения, като например Evernote, Penzu, Raindrop, Feedly, но идеята е да се сведе до минимум броят на уловените / придобити неща, така че когато трябва да ги обработиш, да става бързо.

2. Изясняване

Когато се обработва уловено парче информация, се задава въпрос „Какво е това?“ и „Подлежащо ли е на действие?“

Ако не е подлежащо, има три възможности:

  • Това не е необходимо: изтриване.
  • Не изисква действие сега, но може да се наложи да се направи по-късно: инкубиране.
  • Това е информация, която може да бъде полезна по-късно: справка.

Ако е подлежащо на действие, има три възможности:

  • Ако дадено действие ще отнеме по-малко от две минути, то трябва да се извърши в момента, в който е дефинирано: направи го.
  • Ако действието ще отнеме повече от две минути, запитай се „Аз ли съм правилният човек, който да направи това?“ Ако отговорът е „не“: делегирай го.
  • Ако действието ще отнеме повече от две минути и ти си правилният човек да го извърши, ще трябва да отложиш за по-късно: отложи го.

3. Организиране

Напомнянията за действия, които трябва да се предприемат, попадат в две категории:

  1. Тези за неща, които трябва да се случат в определен ден или час.
  2. Тези за неща, които просто трябва да се свършат възможно най-скоро.

В предишната фаза има 8 различни възможности за материалите:

  • боклук;
  • инкубация: списък “един ден или може би”;
  • материал за справка;
  • списък на „чакащи“;
  • календар на действията и информацията;
  • списъци на следващите действия;
  • списък с проекти;
  • контролен списък.

Основната причина за организирането е да се намали когнитивното натоварване – т.е. да се премахне необходимостта постоянно да си мисли „Какво трябва да направя по въпроса?“

Чек списъците могат да бъдат много полезни, за да отмяташ нещата, за които не е нужно да се притесняваш вече.

4. Мислене

Целта на целия този метод за управление на работния процес не е да позволи на мозъка да се отпусне, а да му позволи да бъде свободен да изпита по-елегантна, продуктивна и творческа дейност.

Много е важен седмичният половинчасов преглед. Увери се, че нямаш никакви задачи или идеи в зоната за придобиване / улавяне – всичко трябва да бъде изяснено и организирано.

5. Действие

След като имаш всичко под контрол, възниква следният въпрос: Как мога да реша какво да правя? При това съмнение можеш да приложиш тези критерии: контекст, налично време, налична енергия и приоритет.

Да задвижим нещата – диаграма на работния процес

Да задвижим нещата - диаграма на работния процес
Да задвижим нещата – диаграма на работния процес

Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals

Книгата, на Оливър Бъркман, която за съжаление не намерих на български.

Името на книгата е свързано с факта, че в най-добрия случай на човек се дават около 4 хиляди седмици живот. В книгата британският журналист и колумнист на Guardian се опира на идеите на древни и съвременни философи, психолози и духовни учители. Книгата е практическо ръководство за управление на времето, дълбоко и в същото време лесно за разбиране.

Авторът разсъждава, защо въпреки съществуването на изобретения, които улесняват рутината, както и на техники и методи за управление на времето и подобряване на ефективността, хората не разполагат с достатъчно време да усетят смисъла на живота.

Времето е най-ценният ни ресурс, но много от нас не успяват да го осъзнаят. Недостигът на време е това, което го прави толкова ценно, но управлението на времето е умение, което мнозина намират за трудно да овладеят.

Всъщност „ Четири хиляди седмици“ има за цел да подчертае, че в свят, фокусиран върху организирането на времето ни до последната минута, оптимизиране на финансовото състояние с цената на живота ни и използване на нашите ресурси, за да извлечем максимума от тях, сме забравили как всъщност да живеем в настоящето и да се наслаждаваме на живота. Нещо повече, книгата ще те накара да разбереш защо е невъзможно да управляваш времето си и защо вече не трябва да го превръщаш в приоритет.

Ето три важни урока от книгата:

  1. Когато хората започнаха да анализират и разбират времето, то стана по-ценно за тях.
  2. Важно е да разберем как да увеличаваме производителността, оставяйки място за отлагане и приоритизиране на задачите.
  3. Свободното време трябва да се използва за семейни дейности и хобита.

Урок 1: Хората не се интересуваха много от дните си, преди времето да не се смяташе за толкова важен фактор

Живеейки в толкова развит свят днес, чувстваме ли се по-добре? Радваме ли се повече на живота? Не точно. Постоянният натиск да управляваме времето си по-добре ни кара да забравим за крайната цел: да се наслаждаваме на живота такъв, какъвто е. Урокът тук е, да се спре със структурирането на всичко в живота си. Да се остави възможност за празни мисли, бяло пространство и неструктурирано време.

Урок 2: Приоритизирането и приемането на отлагането може да доведе до повишена производителност

Всеки отлага. Да, дори най-успешните онлайн гуру и мотивационните лектори го правят. Така сме програмирани да функционираме. Не можем да работим с най-високите си параметри по всяко време. Ето защо винаги, когато се опитаме да го направим, в крайна сметка се оказваме изгорени.

Вместо това да се опитаме да намерим баланс между отлагането и продуктивността като се научим как да приоритизираме правилно. Като си позволим да отлагаме, когато умът ни се чувства уморен. Времето, отделено за отлагане, е това, което прави разликата.

Урок 3: Когато имаме свободно време, да го прекарваме в правене на нещата, които обичаме

Ако успееш правилно да приоритизираш задачите си, да ги разделиш на по-малки части и да свършиш нещата по-бързо по този начин, ще откриеш, че разполагаш с известно свободно време.

Спадът на свободното време, който започна преди десетилетия, провокира огромно натрупване на стрес, разочарование и безпокойство в повече от едно поколение. Време е да промениш това за себе си. Намери хоби, което ти носи удоволствие. Противно на общоприетото схващане, прекарването на повече време в развлекателни дейности, ще повиши продуктивността ти в дългосрочен план.

„Отричането на реалността никога не работи. То може да ви донесе известно незабавно облекчение, защото ви позволява да продължите да мислите, че в някакъв момент в бъдещето може най-накрая да се почувствате напълно под контрол. Но то никога не може да донесе усещането, че се справяте достатъчно, защото определя „достатъчно“ като вид безграничен контрол, който никой човек не може да постигне.“

– Оливър Бъркман
Оливър Бъркман, „Четири хиляди седмици: Време и как да го използваме“

7 Habits of Highly Effective People

Книгата на български е “Седемте навика на високоефективните хора” на Стивън Кови. Една от най-известните и полезни книги за управление на времето.

7-те навика на високоефективните хора учи на лична и професионална ефективност, като променя възгледа за това, как работи светът и дава 7 навика, които, ако бъдат възприети добре, водят до огромен успех.

Стивън Кови определя навика като пресечната точка на знаниеумение и желание. Знанието е теоретичната парадигма, какво да правим и защо. Умението е как да се направи. А желанието е мотивацията, желанието да се направи. За да превърнем нещо в навик в живота си, обяснява авторът, трябва да имаме и трите.

Ефективни навици
Ефективни навици

Седемте навика са:

  1. Бъди проактивен.
  2. Започни с мисълта за края.
  3. Постави приоритетните неща на първо място.
  4. Взаимна печалба.
  5. Стреми се първо да разбереш, а след това да бъдеш разбран.
  6. Синергизирай.
  7. Наточи триона.

Първите три служат на собствената независимост. Вторите три имат за цел да насочат фокуса ти към взаимозависимостта. Когато се стремиш към сътрудничество вместо към конкуренция, ти също ще печелиш.  Последният навик служи на твоето собствено обновяване, така че никога да не изгориш или да се преумориш.

Първото и основно правило на ефективния човек във всяка среда: правилото за проактивност

Тази дума означава нещо повече от просто поемане на инициативата. Поведението ни е функция на нашите решения, а не на условията, в които живеем. Истински проактивните хора поемат отговорността да реагират. “Те не обвиняват за поведението си обстоятелствата, ситуациите или условията. Поведението е резултат от съзнателен избор, основан на ценности, а не е случаен продукт на ситуации, резултат от чувства”, казва Кови.

Започни с мисълта за края

Извършването на огромно количество задачи за кратко време е полезно, само когато се движиш в правилната посока.

Класическата аналогия тук е стълбата, по която се изкачваш стремително, само за да разбереш, когато стигнеш до върха, че е облегната на грешната стена. Само ако си наясно с основните си дългосрочни цели, можеш да съгласуваш всяко едно свое решение с тях.

Както каза Стив Джобс :

Всички външни очаквания, цялата гордост, целият страх от неудобство или провал – тези неща просто отпадат пред лицето на смъртта, оставяйки само това, което е наистина важно.

Постави приоритетните неща на първо място

За да управляваме себе си ефективно, трябва да поставим нещата на първо място. Трябва да имаме дисциплината да приоритизираме ежедневните си действия въз основа на най-важното, а не на най-спешното.

За да поддържаме дисциплината и фокуса, за да останем на пътя към целите си, трябва да имаме силата на волята да направим нещо, когато не искаме да го направим. Трябва да действаме според нашите ценности, а не според нашите желания или импулси във всеки даден момент.

Всички дейности могат да бъдат категоризирани въз основа на два фактора: спешни и важни. Разгледай тази матрица за управление на времето:

Матрица за управление на времето
Матрица за управление на времето

Взаимна печалба

За да установим ефективни взаимоотношения, трябва да се ангажираме да създаваме печеливши ситуации, които са взаимно изгодни и удовлетворяващи всяка страна.

Кови обяснява, че има шест парадигми на човешкото взаимодействие:

1. Win-Win (Печалба-Печалба): И двамата печелят. Споразуменията или решенията са взаимно изгодни и удовлетворяващи и двете страни.

2. Win-Lose (Печалба-Загуба): Хората от този тип са склонни да използват позиция, власт, пълномощия и личност, за да постигнат своето.

3. Lose-Win (Загуба-Печалба): Губещите хора са бързи в угаждането и търсят сила в популярността на другия или приемането им.

4. Lose-Lose (Загуба-Загуба): И двамата губят. Когато двама “печелят и губят” хора се съберат заедно – тоест, когато си взаимодействат двама, решителни, упорити, инвестиращи в егото индивиди – резултатът ще бъде Lose-Lose.

5. Win: Хората с манталитет на победа не искат непременно някой друг да загуби – това е без значение. Важното е да получат това, което искат.

6. Win-Win или No Deal (Печалба-Печалба или няма сделка): Ако не може да постигне споразумение, което е взаимно изгодно, няма сделка.

Най-добрият вариант е да създадеш печеливши ситуации. При Win-Lose или Lose-Win един човек изглежда получава това, което иска за момента, но резултатите ще се отразят негативно на връзката между тези двама души в бъдеще.

Опцията Win-Win или No Deal е важна за използване като резервна. Когато имаме „без сделка“ като опция в ума си, това ни освобождава от необходимостта да манипулираме хората и да прокарваме собствения си дневен ред.

При решаването на Win-Win трябва да вземем предвид два фактора: внимание и смелост.

Друг важен фактор при решаването на печеливши ситуации е поддържането на манталитета на изобилието или вярата, че има много за всеки.

Повечето хора работят с манталитета на недостига. Хората с този манталитет срещат голяма трудност със споделянето на признание или заслуги и им е трудно да бъдат истински щастливи от успехите на другите хора.

Когато става дума за междуличностно лидерство, колкото по-истински е нашият характер, толкова по-високо е нивото ни на проактивност; колкото по-отдадени сме на Win-Win, толкова по-силно ще бъде нашето влияние.

За да постигнеш Win-Win, поддържай фокуса върху резултатите, а не върху методите; върху проблемите, а не върху личностите.

И накрая, духът на Win-Win не може да оцелее в среда на конкуренция. Ако сме организация, трябва да приведем нашата система за възнаграждение в съответствие с нашите цели и ценности, за да поддържа Win-Win.

Стреми се първо да разбереш, а след това да бъдеш разбран

Хубавото в това да казваш „не“ на много неща, е да можеш да прекарваш много повече време в действително изслушване на другите. Активното слушане е 3-странен подход към комуникацията:

  1. Слушаме, за да разберем човека, когото слушаме, а не основно, за да дадем съвет или да отговорим.
  2. Уверяваме се, че разбираме, като повтаряме какво са казали и отразяваме емоциите им.
  3. Помагаме им да структурират собствения си мисловен процес.

Цяло изкуство и изключително полезно качество е да се полагат усилия да се слуша, за да се разбере, вместо да се слуша, за да се отговори. Преди да се предложи съвет, решение или ефективно да се взаимодейства с друг човек, трябва да се разбере, това което той казва и има предвид чрез емпатично слушане.

За съжаление, ние не правим това в ежедневните си взаимодействия с другите. Ние предписваме решение, преди да диагностицираме проблема.

Синергизирай

Разбирайки и оценявайки различията в гледната точка на друг човек, ние имаме възможността да създадем синергия, която ни позволява да разкрием нови възможности чрез откритост и креативност.

Синергията ни позволява да създаваме нови алтернативи и да отваряме нови възможности.

Какво е синергия? Просто дефинирано, това означава, че цялото е по-голямо от сбора на неговите части. Това означава, че връзката, която частите имат една с друга, сама по себе си е част. И не само част, но и частта, която е най-способна да катализира и дава сила, най-обединяващата и най-вълнуващата.

Наточи триона

За да бъдем ефективни, трябва да посветим време, за да се обновим физически, духовно, умствено и социално. Непрекъснатото обновяване ни позволява синергично да увеличим способността си да практикуваме всеки навик.

Навик 7 е фокусиран върху обновяването или отделянето на време за „наточване на триона“.

Има четири измерения на нашата природа и всяко трябва да се упражнява редовно и по балансиран начин:

Физическо измерение: Целта на непрекъснатото физическо усъвършенстване е да упражняваме тялото си по начин, който ще подобри способността ни да работим, да се адаптираме и да се наслаждаваме.

Духовно измерение: Целта на обновяването на нашето духовно аз е да осигурим лидерство в живота си и да засилим ангажимента си към нашата ценностна система.

Психично измерение: Целта на обновяването на психичното ни здраве е да продължим да разширяваме ума си.

Социално / емоционално измерение: Целта да се обновим социално е да развием смислени взаимоотношения.

The 4-Hour Work Week

Това е всеизвестната книга на Тим Ферис “4-часовата работна седмица”.

Тя е по-различна от другите известни книги за управление на времето.

В края на 80-те години на миналия век японците въвеждат термина Karoshi, което означава „смърт от преумора“, за да обозначи нарастващото явление на инсулти и инфаркти при служители и ръководители, които работят неуморно. Няма смисъл да губим най-добрите години от живота си, като се самоубиваме от неспирна работа, за да бъдем щастливи в едно несигурно бъдеще. Да си прекарваме добре в настоящето и да имаме пари в бъдещето не са две изключителни неща.

В „4-часовата работна седмица“ ще намериш някои ясни и конкретни насоки, които ще ти помогнат да поемеш собственост върху времето си, да спреш да отлагаш щастието си и да планираш живота си с повече проницателност. Целта е да освободиш времето си и да генерираш приходи така че животът ти да има повече смисъл.

Стратегиите са разнообразни: премахване на разсейването, делегиране на задачи, рационализиране на използването на времето, създаване на самодостатъчни изнесени бизнес услуги, изграждане на нови правила, използване на алтернативи, които предлагат компютърни пазари и като цяло разчитане на набор от техники и инструменти, достъпни за всеки.

Много от тези стратегии може да изглеждат невъзможни или абсурдни, но самият Тим ​​Ферис, успешен предприемач и пътешественик по света от ранна възраст, ги е изпробвал всички и представлява неопровержимо доказателство за тяхната ефективност.

Сред погрешните схващания, които пречат на хората да станат господари на времето си, се открояват следните:

  • Пенсионирането е крайната цел или изкуплението на живота. В действителност това не е нищо повече от застраховка в случай, че човек не може да генерира доходи в напреднала възраст.
  • Интересът и енергията са линейни, така че колкото повече работиш, толкова повече произвеждаш. Истината е, че капацитетът, интересът и умствената издръжливост са циклични: понякога растат, понякога намаляват. Не е продуктивен този, който натрупва повече задачи за по-малко време, а който знае как да ги разпредели в хармония с природата си, защото когато човек работи в моменти, когато интересът и енергията са по-будни, той е много по-продуктивен.
  • Да правиш по-малко, означава да се мотаеш. Важното е не да си зает, а да си продуктивен.
  • За всяко нещо трябва да чакаш точното време. На практика правилните моменти не съществуват и всъщност за повечето важни неща моментът винаги е лош. Условията никога не са идеални и ние трябва да действаме според тях.
  • За да избегнем нещо нежелано, най-добре е да се отдалечим от него. Обратно, когато нещата са доведени до крайност, те често се превръщат в противоположност на това, което човек търси.
  • Парите са решението на всички злини. Това вярване е претекст за извинение на неспособността или страха да се правят неща, като се аргументира, че нямаме пари за тях. В действителност свободата и щастието изискват много по-малко пари, отколкото си мислим.
  • Всеки стрес е лош. Въпреки че има стимули, които отслабват, увреждат и отнемат самочувствието, има други, които ни тласкат да преодолеем границите си и да излезем от комфорта, за да научим: това са наречен стрес. Тайната е да знаем как да разграничим.

Като цяло това, от което се страхуваме най-много, е това, което трябва да направим с предимство.

When: The Scientific Secrets of Perfect Timing

Това в книгата на Даниел Пинк “Кога”.

Кога: Научните тайни на перфектното време разбиват науката за времето.

Използваме интуицията си, за да вземаме много важни решения, като например кога да ядем, да спим или да напуснем проект, когато всъщност науката вече ни е предоставила правилните отговори.

Ето 3 урока за времето, които ще ти помогнат да структурираш живота си по по-добър начин:

  1. Емоциите ни преминават през един и същ цикъл всеки ден.
  2. Познаването на собствения начин на работа ще ни помогне да извлечете максимална полза от работата си.
  3. Да си вземем почивка или следобеден сън не е контрапродуктивно, това ни помага да спестим време.

Урок 1: Има емоционален модел, който всеки от нас следва всеки ден

Ако трябва да разделиш деня си на три части, най-вероятно първо ще се сетиш за това деление: сутрин, следобед и вечер. Ако обаче се опиташ да запишеш доминиращата емоция за всяка от тези части за една седмица, ще забележиш друг, много по-фин модел, както установи проучване на Cornell University, анализиращо 500 милиона туита:

  • Сутрешен пик. Независимо дали е веднага след събуждане или 1-2 часа по-късно, повечето хора се чувстват доста добре в началото на деня.
  • Следобедно понижение. Трудно да останеш буден след обяд.
  • Вечерно възстановяване. След като се приключи с работата, дори и най-тежките дни се преобръщат.

Независимо от възрастта, расата, пола и националността, всички преминаваме през някакъв вариант на този модел ежедневно. Нобеловият лауреат Даниел Канеман, автор на „Мисленето“, потвърждава това с метода за реконструкция на деня. Добър модел за това как трябва да прекарваме деня си, но и да знаем, за да се справяме по-ефективно с емоциите си.

Урок 2: Определи хронотипа си, за да създадеш най-добрата си работа.

Имайки предвид ежедневния си емоционален цикъл, можем да научим още повече за себе си, ако го комбинираме с нещо по-познато: нашия циркаден ритъм. С течение на времето ние естествено стигаме до известна представа кога имаме върховете и спадовете през деня. 

Как се чувстваме в определени моменти през деня се нарича наш хронотип и има три основни типа:

  1. Чучулига. Хора, които обичат да стават рано и имат всичките си емоционални върхове и спадове няколко часа по-рано от повечето хора.
  2. Бухал. Ако не обичаш да ставаш рано и наистина можеш да започнеш работа около 21:00 ч., това си ти.
  3. Третата птица. Повечето хора, които нито закъсняват, нито подраняват, а просто следват стандартния модел.

Над 50% от хората попадат в последната категория, което означава, че трябва да извършват аналитична, базирана на логика работа сутрин, когато са най-бодри. По-креативните задачи, трябва да запазят за късния следобед. Чучулигите трябва да направят същото по-рано, докато совите може да искат да вършат когнитивна работа късно през нощта.

Урок 3: Редовните почивки ти помагат да спестиш време, а не да го губиш

Обществената осведоменост за здравето се повиши драстично през последните години, така че мнението, че почивките са загуба на време, е до голяма степен остаряло, макар че все още преобладава в някои по-стари компании и институции. Науката зад това колко трябва да работим и колко трябва да се отпуснем е изненадващо много в полза на разпускането.

Компанията за проследяване на времето DeskTime направи проучване, с което определи, че идеалната почивка е 17 минути за всеки 52 минути работа. Това е един час престой за всеки три часа работа! Въпреки че е лесно да се мисли, че няма начин това да доведе до по-добри резултати, те установиха, че качеството на работата в крайна сметка е по-високо като цяло в сравнение с по-кратките или по-редки почивки.

Ако ви е харесала публикацията, споделете я:

Оставете коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.