Пирамидата на Минто – силна теза чрез изграждане на убедителни аргументи

Във връзка с работата ти се налага да подготвяш устни или писмени доклади и обобщения. Но си знаеш, че способността ти да говориш пред аудитория, да правиш публични или писмени презентации и бизнес текстове не е точно твоята силна страна. Ако изразяването на мислите е станало предизвикателство за теб – ето този метод може да е точно това, от което се нуждаеш! Ще ти обясня нагледно принципа на пирамидата на Минто и как да изграждаш убедителни аргументи с негова помощ, така че да можеш да изразяваш мислите си изразително и ясно.

И въобще, ако искаш да разказваш истории, с които да улавяш вниманието и да бъдеш разбиран от своята публика, виж дали този инструмент не е твоето разрешение на проблема.

Как да поднесеш думите си така, че да стигнат точно там където трябва?

Принципът на пирамидата, разработен от Барбара Минто е обяснен в едноименната ѝ книга „The pyramid principle“.

Барбара Минто и нейната книга

Според теорията на Барбара Минто, презентация или текст на бизнес писмо се възприема добре, само ако идеите там са логически взаимосвързани и изградени на принципа на пирамидата. Съобщението става най-достъпно за разбиране, тъй като мислите са представени в ред, който е оптимален за възприемане. Това са „Златни правила“, създадени по време на работата на Минто в McKinsey и преподавани в големи бизнес училища, университети и компании в продължение на много години.

Принципът на пирамидата е бил разработен от Минто, докато работела в McKinsey & Company, първо в Кливланд, а след това в Лондон. Докато изучавала ръководствата за писане на доклади, открила интересен факт: в невероятен брой книги се говори за това как да се пишат изречения и абзаци, но нямало нито една, която да учи как да се изграждат разсъждения. Нейният принос е в идеята, че разликата между логичния план от нелогичния се крие в „пирамидалната“ структура.

Защо да използваш точно пирамидата на Минто?

Пирамидата на Минто предлага множество предимства, когато става въпрос за структуриране на истории. По-важните са:

1. Яснота представяне на мисълта – започва се с най-важната информация, създавайки ясен и логичен поток.

2. Постигане по-голама ангажираност на публиката – поставяне на важни детайли на преден план.

3. Ефективност на комуникацията – структурата следва естествена прогресия, насочвайки публиката през обмислено организиран разказ, който помага за по-добро разбиране и запомняне на материала.

4. Адаптивност – може да се използва за бизнес отчет, презентация или творческо произведение. Прилага се в различни контексти, осигурявайки последователен и ефективен подход към структурирането на историята.

5. Пирамидата помага на разказвачите и комуникаторите да дестилират посланията си до най-важното. Този фокус върху ключови моменти засилва въздействието на историята и гарантира, че публиката запазва най-важната информация.

Кои са ключовите компоненти на пирамидата на Минто

Нека за по-лесно разбиране да направим разбор на този модел:

Прозрения: В основата на пирамидата прозренията действат като основно послание или ключов извод, който трябва да бъде предаден. Те осигуряват ясна и кратка основа за комуникация, насочвайки останалата част от структурата

Подкрепящи аргументи: Вторият слой включва разработване на логически разсъждения и доказателства за укрепване на основното прозрение. Тези аргументи разбиват сложните идеи на управляеми компоненти, подсилвайки основното послание

Подкрепящи данни и факти: Този слой предоставя доказателства, данни, констатации и подробни прозрения, които подкрепят подкрепящите аргументи и цялостното послание. Добавя достоверност и дълбочина на комуникацията.

Как да разбереш тази пирамидална структура най-лесно?

Представи си пирамида. Това е основната структура на мисловния процес на Минто. Всичко е свързано с изграждането на твоите идеи по ясен и логичен начин, точно като подреждане на блокове един върху друг.

Ето най-лесният начин да го разбереш:

1. Започни с голямата картина – изводът или препоръката, която искаш да направиш. Това е върхът на пирамидата.

2. Разбий го на причините, поради които твоят извод е валиден. Това са основните ти аргументи – големите блокове, поддържащи върха.

3. Добави подробности и доказателства, на основните аргументи. Това са твоите опорни точки, по-малките блокове, които изпълват всеки аргумент.

4. Бъди кратък – пирамидата не трябва да бъде небостъргач. Използвай ясен и кратък език, като избягваш ненужни подробности, които могат да натежат на структурата.

По този начин идеите ти протичат естествено, водейки аудиторията от общото (същността) към специфичното (подкрепящи подробности).

Мисли за това като за разказване на история с ясно начало, среда и край. Всяко ниво на пирамидата се основава на долното, завършвайки с ясно и въздействащо заключение.

За да приложиш тази структура ефективно, следвай три правила:

1. Увери се, че идеите във всяко групиране са от един и същи вид.
2. Обобщи идеите под тях
3. Поддържай логически ред.

Как пирамидата на Минто помага да се предаде основната идея в публичното говорене и бизнес кореспонденцията?

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Този тип пирамида може да се използва в различни случаи, когато искаш да представиш мислите си: устна презентация, доклад за конференция, писане на текстове, бизнес кореспонденция, публикации, дори за копирайтинг текстове като реклами.

Организиране на идеите отгоре надолу

Последователността на представяне е изключително важна за писането на разбираем текст. Най-добре е общата идея да бъде дадена в самото начало, а след това идва нейната аргументация или детайлизация.

Слушателят (или читателят) може да възприема изречения само в реда, в който са му представени. Той предполага, че представените заедно идеи, са логически свързани. А ти трябва да му обясниш предварително какви са отношенията им.

Първо дефинирай връзка за себе си и след това я опиши на читателя. Когато групираш, винаги се питай: „Защо комбинирах точно тези идеи, а не някои някакви други?“

Чрез мисловен процес отдолу нагоре

Ако трябва да групираш и обобщиш някаква информация и след това да я представиш в модел отгоре надолу, структурата на твоя документ вероятно ще изглежда като показаната:

За да си сигурен, че твоята структура е правилна и в съответствие с принципа на пирамидата, провери дали тя се подчинява на следните три „златни правила“:

1. Идеите на всяко ниво на пирамидата трябва да обобщават идеите, групирани по-долу.

2. Идеите на всяка отделна група трябва да са еднотипни, тоест да имат нещо общо.

3. Идеите на всяка група трябва да бъдат подредени в логическа последователност.

Нека обясня защо тези правила винаги трябва да се следват:

1. Идеите на всяко ниво на пирамидата трябва да обобщават идеите, групирани на по-долното ниво

Обобщават се доказателствата на по-долното ниво, за да се изясни определена част от цялото, която се намира на по-горно ниво.

Формулирането на основната идея на няколко изречения или параграфи е възможно само, ако тези изречения и параграфи са съставени правилно. Тук влизат в действие правила 2 и 3.

2. Идеите на всяка отделна група трябва да са еднотипни, тоест да имат нещо общо

Ако трябва да групираш идеи, те трябва да бъдат логически свързани помежду си.

Например, можеш да класифицираш домати и краставици в категорията от по-високо ниво на „зеленчуци“, точно както можеш логично да групираш леки коли и микробуси в „превозни средства“. Но какво ще стане, ако искаш да направиш обобщение на краставиците с леките коли? На по-високо ниво ще трябва да ги комбинираш в категорията „неща“ (или „неживи обекти“), което е твърде широко, за да отразява логиката на групирането.

Както виждаш най-бързият начин да провериш дали идеите са групирани правилно, е да ги назовеш като едно съществително име в множествено число. Няма ограничения за видовете групиране, важно е само ясно разграничаване.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

3. Идеите на всяка група трябва да бъдат подредени в логическа последователност

Общо има четири вида логически вериги, в които могат да бъдат подредени идеи от една група:

– дедуктивни (главна идея, второстепенна идея и заключение);

– хронологични (първи, втори, трети);

– структурни (Пловдив, Варна, София);

– сравнителни (първи по важност, втори по важност и т.н.).

Избраната от теб последователност отразява аналитичния процес, който си използвал за групиране.

И така, погледни на това като на един вдъхновяващ трик за ясно писане: преди да почнеш да ги си представяш мислите физически във файл (или на хартия), помисли какво искаш да кажеш и изгради идеята си във формата на пирамида. После ги прегледай според правилата по-горе. Ако забележиш, че нещо липсва или е погрешно, не се притеснявай – може би твоето мислене е като несглобен пъзел и се нуждае от малко оформяне.

Обмисли отново идеите, докато не се подчинят на тези правила. Това не само ще направи твоето писане по-ясно, но и ще ти спести от главоболията да преформулираш документа си в бъдеще. Важно е не просто да пишеш, а да го правиш така, че всеки да може лесно да схване твоите идеи.

Съставящи пирамиди

Не трябва да се надяваш, че можеш да седнеш и незабавно да изградиш пирамида от идеи. Първо трябва да ги откриеш. Точно за това е предназначена пирамидата: тя изисква определен набор от компоненти, което ускорява процеса на откриване на липсващите звена в разсъжденията. Тези компоненти включват:

– вертикална връзка между точки и подточки;

– хоризонтална комуникация в рамките на група подпозиции;

– уводна част в разказна форма.

Вертикалната комуникация

Позволява ти да установиш „диалог“ под формата на въпроси и отговори. След съобщаването на всяка нова информация, читателят автоматично ще попита „Защо?“ или „Как?“. Авторът на документа трябва да предвиди този въпрос и да му отговори на по-ниско ниво. В отговора си той отново съобщава на читателя непознати за него факти, като по този начин повдига нови въпроси, отговорите на които отново трябва да бъдат дадени на по-ниско ниво. И така, докато авторът стигне до твърдение, към което според него няма да възникнат повече въпроси.

Хоризонтална връзка

Когато мислиш за съдържанието на текста, който ще последва на по-ниско ниво, трябва да си спомняш, че всички идеи на това ниво трябва не само да отговарят на въпроса, произтичащ от по-високото твърдение, но и да бъдат логични, т.е. под формата на индуктивна или дедуктивна аргументация. Това са единствените възможни начини за установяване на логически връзки между идеите на една група.

Методът на дедукция помага за последователното групиране на идеи. Това означава, че първата идея описва общата ситуация, втората изяснява субекта или предиката на първата, а третата прави заключение, което логично следва от първите две.

Методът на индукция помага за групиране на идеи, които, напротив, не следват една от друга, а са представени всяка самостоятелно и могат да се комбинират с едно съществително в множествено число (причини за нещо, причини срещу нещо, мерки, проблеми и др.).

Виж по-горе за четирите вида логически вериги за подреждане на идеи в групи.

Уводна част

Не трябва да очакваш, че читателят ще се интересува от самия условен „диалог“, който водиш с него, превеждайки го през доказателства, аргументи и нива. Основният му интерес е твърдението, с което започва твоят документ. Един документ ще бъде интересен, само ако съдържа отговор на въпрос, който интересува читателя. Уводната част е тази, която дефинира този въпрос. Като история за определени събития, тя трябва да бъде изградена според принципите на разказването. Тази класическа наративна структура – ситуация, прогрес, въпрос, отговор – гарантира, че ти и твоят читател започвате от една и съща основа, преди да го преведеш през всички свои разсъждения.

Виж още: Как да разказваш по-добри истории – 9 мощни принципа

Построяване на пирамидата на Минто

Можеш да строиш от върха надолу или отдолу нагоре.

Построяване от върха надолу

Обикновено е по-лесно да се изгради пирамида от върха. Нали първо мислиш за това, в което си най-уверен, тоест за предмета на разговора. Но писането на уводен параграф не е толкова лесно. Структурата му трябва да позволява постепенно, една след друга, да се представят необходимите идеи.

Попълни горния правоъгълник

1. Каква тема обсъждаш. Кой е Предметът на твоята презентация или статия?

2. Какъв Въпрос има читателят по отношение на този Предмет?

3. Какъв е Отговорът на този Въпрос?

Провери съответствието на твоя отговор със структурата на уводната част.

4. Каква е първоначалната Ситуация?

5. Какво е Развитието на Ситуацията? Твоите Въпрос и Отговор следват ли от тук?

Идентифицирай основно ниво

6. Какъв Въпрос има по-нататък читателят?

7. Твоят Отговор на метода на дедукцията или на индукцията се основава? Ако това е метод на индукция, тогава какво родово понятие трябва да бъде избрано за обобщение?

Формулирай поддържащи идеи

8. На това ниво повтори диалога “въпрос-отговор”.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Алгоритъм на построяване на пирамидата на Минто от върха надолу

1. Начертай правоъгълник. Той ще бъде върхът на твоята пирамида. Ако вече знаеш обсъждания Предмет, напиши го в правоъгълника. Ако не, премини към стъпка № 2.

2. Идентифицирай Въпрос (B). Опитай се да си представиш своя читател. Към кого е адресиран твоят документ и какво може да попита читателят? Ако знаеш това, тогава формулирай Въпроса и премини към стъпка № 3.

Ако не, премини към стъпка № 4.

3. Напиши Отговора (О), ако го знаеш, или отбележи, че ще го дадеш по-долу.

4. Идентифицирай Ситуация (C). Трябва да си сигурен, че разбираш ясно Въпроса и Отговора – само тогава ще можеш да ги формулираш. За да направиш това, разказвай за Предмета и Ситуацията около него и след това направи първото неопровержимо твърдение. Важно е да избереш твърдение, с което читателят ще се съгласи, или защото знае нещо за него, или защото е широко известен факт.

5. Опиши Развитието на Ситуацията (Р). Казваш, че нещо се е случило в описаната от теб Ситуация: възникнал е проблем или се е появила някаква логическа несъвместимост. И тук започвате диалог с читателя. Представи си, че в отговор на твоята история читателят кимва утвърдително и казва: „Да, знам. И така, какво следва?“ Не забравяй, че Развитието на Ситуацията трябва да инициира Въпроса.

6. Провери отново Въпроса и Отговора. Ако твърдението за Развитието на Ситуацията не повдига Въпрос в читателя, замени това твърдение с друго. Възможно е да си определил неправилно Развитието на Ситуацията или Въпроса.

Целта на цялата тази процедура е да се увериш, че знаеш на какъв въпрос се опитваш да отговориш. След това всичко си идва на мястото.

Изграждане на пирамида отдолу нагоре

Често възникват проблеми при изграждането на върха на пирамидата. Понякога не можеш да посочиш Предмета или да разбереш Въпроса, или не знаеш каква информация знае читателят и каква не. В такива случаи отиди направо на Основното ниво. Ако вече имаш готови изявления на Основно ниво, това е OK. Но често не е така. Независимо от това, можеш да развиеш идеи отдолу нагоре, като използваш един прост процес в три стъпки:

1. Изброй всички твърдения, които искаш да включиш в документа.

2. Определи връзките между тях.

3. Направи изводи.

Какви са някои ограничения на пирамидата на Минто в сравнение с други комуникационни рамки

Тя съвсем не е приятна забава и може да изглежда като леко предизвикателство, особено за тези, които не са пробвали рамката преди. Ще са нужни малко упражнения, които трябва да направиш, преди да се превърнеш в майстор.

Има един страничен ефект, който би искал да избегнеш – риска от повтаряне на информацията. То води до излишък и затруднява формулирането на синтезирани идеи. Този тип повторение може да направи комуникацията с Пирамидата по-малко ефективна.

Пирамидата на Минто е като специализиран инструмент – най-добре работи, когато се използва в правилния случай. За текстове с недвусмислени заключения и препоръки е като находка – но може да не е толкова супер за други видове текстове, които се нуждаят от различен подход. Обаче, независимо от тези ограничения, тя е като ценна рамка, която можеш да използваш за организиране на мисли и идеи и за подобряване на комуникацията в различни професионални ситуации.

Виж още: Какво значи да се пише в мрежата ясно и разбираемо – творческо писане срещу уеб писане

Кои са някои често срещани грешки, които трябва да избягваш при този модел

Ако се нахвърлиш с твърде много основни идеи, може всичко да стане едно голямо объркване и липса на яснота в комуникацията. Пропускането на подчертаването на важните точки може да направи комуникацията ти като изгубена в превода – неясна и без въздействие.

Ето защо е крайно важно да бъдат разбрани ключовите моменти и да има стройна последователна структура и език в цялата ти история.

Неуспехът да се поддържа логичен ред в представянето на идеи в рамките на пирамидата може да наруши потока на комуникация и да попречи на разбирането. Всяко ниво на пирамидата трябва логично да се основава на идеите, групирани под него

Важно е да практикуваш, да търсиш обратна връзка, да бъдеш кратък, но в същото време да предадеш информацията ясно и да се увериш, че идеите са логично подредени в йерархията.

Резюме

И накрая, съветвам те да запомниш пет прости стъпки, които ще ти помогнат да изградиш своята речева пирамида:

1. Определи основната идея.
2. Събери аргументи в подкрепа на основната идея и ги обедини в групи.
3. Потопи публиката в ситуацията, посочи проблема.
4. Посочи основната идея – решението на проблема.
5. Представи последователно всичко, което доказва основната идея. Ако е необходимо, обясни и докажи всеки аргумент поотделно .