Моторът Trello за управление на проекти

Представям ти ръководство за работа с един същински мотор – Trello, за управление на проекти. Той е и мой предпочитан инструмент. Използвам го отдавна. Лесен, гъвкав и надежден – ето защо от години му се доверяват десетки хиляди предприемачи и креативни хора.

Trello е визуален инструмент за управление на задачи, малки, средни и по-големи проекти, който дава възможност на екипите да създават идеи, планират, управляват съвместно работата си по продуктивен и организиран начин.

В тази публикация ще ти разкажа как точно използвам Trello за управление на проекти. Моят процес се е развил, но ще ти покажа едно начало, което трябва да ти даде отправна точка, ако започваш сега.

Защо инструментът Trello за управление на проекти е за предпочитане

Ще ти покажа защо би поискал да избереш Trello за следващия си продължителен или краткосрочен проект.

Всеки има своя собствено предпочитание и своя собствена философия за управление на задачи и проекти. Визуално Trello е много привлекателен и създава различни атмосфери с дизайна на своите дъски. Това го прави подходящ за разнообразни организационни стилове. Освен това е предимно безплатен. Наистина, и с много задачи и текущи проекти почти е сигурно, че за малък екип няма да се наложи да използваш платения план.

Гъвкавост

Trello е много гъвкав. Може да се използва за обикновените списъци от задачи to do, за управление на малки и средни проекти. Позволява ти да конфигурираш своите дъски и списъци по начин, който намираш за най-подходящ. Имаш възможност да качваш и файлове – изображения, документи. Това ще се окаже изключително полезно в случай на екипна работа. Поради многото възможности на този мощен мотор за движение на проекти, можеш да се пообъркаш в началото. В това ръководство ще ти покажа откъде да започнеш.

Мощни инструменти на разположение

Trello има вградени мощни инструменти за автоматизация и интеграции. Можеш да инсталираш допълнителни елементи като изглед на календара на Trello или повторител на карти за повтарящи се задачи. Ако Trello няма предварително изграден плъгин за съответната задача, можеш да използваш Zapier или Trello API, за да изградиш свой собствен работен процес за автоматизация.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Работи на различни платформи

Trello е лесен за използване и работи надеждно на всяко устройство. Можеш да го отвориш на телефона си за бърза бележка и след това да продължиш с по-стриктно планиране въз основа на взетите бележки на лаптопа си. След като включиш екипа си, всички вие вътре можете да си оставяте коментари и да създавате крайни дати за картите, като се уверите, че всички в екипа ви остават в синхрон. Това отново подчертава гъвкавостта на Trello.

Как използвам Trello за управление на проекти

Първоначално започнах да използвам Trello с една дъска, но с разрастването създадох нови дъски за всяка част от моето развитие.

Дъска

Табло или дъска представлява място за следене на информация – често за големи проекти, екипи или работни потоци. Можеш да я използваш за стартиране на нов уебсайт, създаване на продукт и проследяване на продажбите, планиране на парти или сватбено тържество, организиране на пътешествие. В тези и много други случаи дъската на Trello е мястото за започване и успешно завършване на задачи, започвайки от малките детайли и то в сътрудничество с колеги и екипи.

Списъци

Списъците съхраняват карти, конкретни задачи или части от информация, организирани в различните им етапи на напредък. Списъците могат да се използват за създаване на работен процес, при който картите се преместват във всяка стъпка в процеса от началото до края или просто действат като място за проследяване на идеи и информация. Няма ограничение за броя на списъците, които можеш да добавиш към дъската, нито за заглавията им.

Карти

Най-малката, но най-подробна единица на дъската е картата. Картите се използват за представяне на задачи и идеи. Всяка карта Trello представлява част от целия проект. Обхватът на всяка карта варира, но е препоръчително да не се създават карти, чието изпълнение ще отнеме повече от седмица. Създаването на карти и добавянето им към съответната дъска обикновено е задача на ръководителя на проекти.

Когато започнеш планиране на нова карта, си задай три въпроса, за да насочиш съдържанието на картата:

• Каква е задачата? – Бързо обобщение на задачата и очаквания резултат.
• Защо трябва да се свърши тази задача? – Контекст, който да помогне на члена на екипа, зает с проекта и завършването му, да разбере защо трябва да се направи.
• Как трябва да се направи? – Подробности, които ще помогнат на члена на екипа да изпълни тази част от проекта.

Необходимо е и използването на персонализирани полета, крайни дати, коментари и други функции на картата Trello, които разглеждам в следващите редове.

За да създадеш карта кликни върху Add a card в долната част на всеки списък и задай име, например “Създай план на курса“. За да означиш напредъка си, плъзни и пусни карти между списъците. Няма ограничение за броя на картите, които можеш да добавиш към дъската.

Съвет: Лесно можеш да добавяш карти към дъска групово от списък или електронна таблица, като копираш списъка и го поставиш в нова карта на Trello. Trello автоматично ще превърне всеки отделен ред елемент в нова карта.

Коментари

Всеки проект, изпълняван от екип, изисква известно количество дискусия. Проблемът с канали като имейл и Slack е, че те не са ясно свързани с конкретния проект, така че може да е трудно да се намерят разговорите към проекта по-късно.

Коментарите в Trello увеличават възможността за достигане на решение на проблеми и остават свързани със задачите и проектите, за които се отнасят.

Крайни срокове

С Trello могат да се добавят крайни дати към елементите в контролните списъци. Това позволява разбиване на крайните срокове за проекта на по-малки срокове за отделните етапи.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Контролни списъци – checklists

Тази опция е чудесен начин да покажеш на хората какви задачи трябва да бъдат извършени, за да попълнят конкретна карта. Често тези подзадачи са много бързи, но могат да се използват и за указване на блокиране или чакане на актуализации.

Друга причина, поради която е добре да се използват контролни списъци в Trello е, че те дават на екипа някаква представа за това, как е завършен проектът. Ако в бъдеще отново се работи по подобен проект, вече съществува запис на действията, предприети последния път – готов работен процес.

Етикети

Етикетите са важен инструмент за категоризиране на картите на Trello в големи проекти. Могат да бъдат използвани, за означаване на повтарящи се задачи, особено спешни; или пък за означаване на уменията, необходими за изпълнение на задачата. Друг пример на използване – за означаване на карти, които са блокирани от друг екип или член на екипа, така че да получат допълнително внимание на дъската.

Дясно меню на дъската

От дясната страна на дъската Trello е менюто – центърът за управление на дъската. Там управляваш разрешенията на членовете на дъската, контролираш действията, настройките, картите за търсене, активираш Power-Ups и създаваш автоматизации.

Създай първия си проект

Trello обикновено се използва в работен процес в стил Канбан, където всяка част от работата (представена от карта) се движи отляво надясно, когато е завършена. Списъците на Trello помагат да разбереш къде се намира конкретна задача в жизнения цикъл на управление на проекти, кой работи върху нея и какви други задачи също се изпълняват в момента.

Както писах, Trello е много гъвкав; това не налага непременно да се влиза в някаква конкретна рамка за управление на проекти. Добре е, да няма повече изпълняеми задачи, отколкото членовете на екипа, но съм виждала и екипи да възприемат по-либерален подход.

Виж още: 21 качества на успешния програмист

Създаване на дъска

Можеш да започнеш нов старт с дъска Trello, където да организираш всичко за своите нужди и за нуждите на даден проект.

От раздела Работно пространство (Workspace) на екипа кликни върху Създаване на нова дъска – Create new board; или от заглавката на Trello директно избери Create и Създаване на нова дъска.

Избери темплейт, задай име на дъската, направи персонализиране в съответствие с работните изисквания, добави сътрудници, опиши картите.

Виж още по въпроса със започване работа с картите.

Подготвяне на списъци в Trello за управление на проекти

В моя случай използвам следните 7 списъка:

1. Backlog (идеи в резерва)

Списък с нещата и идеите, които смятам, че искам да правя. Не са съвсем готови за работа, но след известно обмисляне и обсъждане има голяма вероятност да се работи по тях. Няма ограничение за размера на списъка, но трябва да бъде преразгледан, ако стане дълъг. В процеса на работа по задачите в следващите списъци, може да се допусна някоя задача да изостане в този списък. Също така, той е на разположение за всички страхотни идеи, появили се по времето на работа на даден проект. Може да не е необходимо разглеждането им веднага, но в следващ момент да се появи нужда да бъдат приоритизирани.

2. Планиране

Обикновено всяка карта Trello има както фаза на планиране, така и фаза на изпълнение. Списъкът за планиране служи като място за попълване на подробности, добавяне на ресурси, въпроси и решения за хода на действие. Картите остават тук за различен период от време, докато съберат отговори.

3. Готови за започване

Картите в готовия списък са достъпни за работа от член на екипа. Това е списък с неща, за работа с приоритет. Задачите са добре дефинирани.

4. В процес на изпълнение

След като член на екипа започне активно да работи върху карта, той я премества в списъка в процес на изпълнение. Това означава, че в момента се справя с този проблем, така че другите членове на екипа да не го поемат случайно по едно и също време.

Добре е да се ограничи количеството работа, която всеки член на екипа върши в даден момент до една или две карти. Ако има повече задачи, дадена задача вероятно трябва да се върне към предишния списък, докато не стане основен приоритет за определен член на екипа.

Когато работата по дадена задача свърши, тя трябва да се премести в следващия списък – Преглед.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

5. Преглед, редактиране, тестване

Този списък е за преглед на задачите – съдържания, код, дизайни. Когато дадена задача получи одобрение, тя преминава към този списък – за контрол на качеството и корекции, ако има нужда. Ако тук има твърде много карти, трябва да се прекъснат другите задачи, за да се направи преглед на завършените.

6. Готови

Последната стъпка в жизнения цикъл на всяка карта е списъкът Готови – Done. Този списък позволява да се погледне назад към предишни проекти и да се проверят коментарите, контролните списъци, членовете на екипа и т.н., за да може да се повторят отново по-късно.

7. Повтарящи се

Тук се поддържа списък с повтарящи се карти. Използвайки захранването на Card Repeater на Trello , можеш да връщаш определени задачи или проекти обратно в списъка с готовност за работа всяка седмица или месец. Една идея е, да се използва този списък, за да си напомняш да правиш текущи повтарящи се неща, като анализи на маркетинговите действия или публикуване на ново съдържание в социалните медии.

Най-добри добавки към работния процес в Trello

Ако все още не си опитвал от добавките на Trello Power-Ups, сега е времето. Отвори някоя дъска на Trello и кликни върху бутона Power-Ups–>Add Power-Ups и ще влезеш в галерия, пълна с добавки, от които да избираш.

Ще ти изброя няколко от най-полезните добавки:

• Calendar
• Card Repeater
• Custom Fields
• Card Aging
• Card Snooze
• Butler
• Time Tracker by TimeCamp
• Google Drive
• Slack
• Twitter
• Zapier
• Evernote
• SmartDraw
• Dropbox

Заключение

Trello публикува фантастично ръководство за използване на Trello на своя сайт. Има дори дъска на Trello, пълна с ресурси, която можеш да разгледаш тук. Съществуват и много ресурси в Youtube.