Избор от най-добрите инструменти за управление на проекти за 2022 [1ва част]

Ефективното управление на проекти е от решаващо значение за успеха на всяко предприятие. Особено необходимо е то на стартъпите. Те обикновено са с ограничени ресурси и на първо време е по-изгодно да инвестират в страхотни инструменти, отколкото в повече служители. Поради началните икономии основателите и служителите ще бъдат свръхзаети с много конкурентни приоритети. Ето затова, както за стартъпите, така и за всички уважаващи продуктивността компании са необходими най-еффикасните инструменти за управление на проекти. Още повече, че след поредното ударно развитие на онлайн технологиите и програми за дистанционно управление, традиционните офиси се свиват и освобождават място на автоматизираното управление.

Естествено не може да се възложи цялата успеваемост на инструментите, но те създават организираност, удобство, отчетност, възможност за разширяване на бизнеса.

Как да изберем инструмент за управление на проекти

На пазара има огромен набор от инструменти за управление на проекти, различни по отношение на цена и възможности. Но кой е подходящ за нашата организация? Трябва да се прегледат възможностите и да се прецени оптималния вариант.

В момента, когато фирмата решава за избора на инструмент за управление на проект, трябва да започне с честна оценка на възможностите и нуждите на екипа си. Ако вече се използва такъв инструмент, трябва да се има предвид дали не усложнява работния процес, задоволява ли организирането и проследяването на всички възможни операции. Дали не е необходимо ново решение?

Стартиращата компания трябва да оцени тези точки:

• кои са слабите звена на организацията; 
• има ли затруднено общуване вътре в екипа или с други екипи; 
• работното натоварване между членовете на екипа равномерно ли е разпределено; 
• успява ли се със сроковете и контрола по изпълнение на задачите.

Характеристиките, които са важни да бъдат отчетени при избор на инструменти за управление на проекти са:

• интуитивен достъп до всички опции на таблото за управление;
• лекота на сътрудничество;
• приоритизиране на задачите;
• планиране на задачите, споделен календар;
• интегриране на отчети и възможности за отчитане в реално време;
• управление на ресурси;
• възможности за външно споделяне;
• персонализиран интерфейс;
• софтуерна сигурност;
• подходящ ценови план.

След изброяване на всички чувствителни точки на фирмата, е небходимо да се маркира всяка една с ниво на приоритет – високо, средно или ниско. След като контурът на инструмента за управление на проекти е готов, се започва изготвяне на списък с платформите, които го изпълняват максимално.

Трябва да се има предвид, че за малък бизнес съществуват и голям набор инструменти с напълно достатъчен безплатен план. Друга възможност е, да се използва продукт в рамките на гратисен период, за да се прецени заслужава ли си закупуването на платен план. Трябва да се тестват функциите и възможностите с бързи изпитания.

16 най-добри инструменти за управление на проекти

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

В това ръководство от две части ще покажа едни от най-добрите инструменти за управление на проекти на пазара през 2022 г. Представям някои от основните предимства, както и техни ценови модели.

1.Trello

Trello е особено мощен инструмент. Това е най-добрия инструмент за работа с удобни канбан дъски. Може да се използва от малки и средни бизнеси за описване и споделяне на задачите, за възлагането им на екипите, за управляване на проекти чрез разбиване на части и проследяването им, за комуникации във връзка с всяка точка от проекта и т.н.

Trello може да трансформира всяка организация в много производителна, ако се използва ефективно. Инструментът разполага с интуитивни функции за персонализиране на работния процес. Досадните задачи и процеси ще бъдат сведени до минимум чрез автоматизиране. Възможността за включване на други услуги, като Microsoft Teams и Slack, както и Atlassian инструментите, добавя още функции и подобрява свързаността между екипите, времето за планиране, разработване и доставяне на производените софтуерни продукти.

За малки бизнеси Trello е напълно достатъчен в безплатния му план. С разширяването на организацията, тя може да се обърне към платените планове, които се предлагат с неограничени табла, разширени контролни списъци и приоритетна поддръжка, наред с още други неща. Платените планове започват от $5 на потребител на месец.

2.Atlassian

Atlassian е проектиран за софтуерни екипи. Услугата предлага няколко продукта.

Jira е инструментът за управление на проекти, който ще е в помощ за планиране, разработване и пускане на софтуери. Улеснява разпределянето и проследяването на задачите в екипа. На платформата организацията може да създаде свой собствен работен процес, който отговаря на нейните нужди. За тази цел Jira предоставя дъските за планиране Kanban, Scrum и Agile.

Jira Service Management дава възможност на екипите всичко необходимо, за да започнат бързо. Възможните практики са заявка, инцидент, проблем, промяна и управление на конфигурацията.

Jira Work Management улеснява бизнес екипите да си сътрудничат, уравняват дейностите си и доставят работа, всичко това на едно място.

Jira Align свързва бизнес стратегията на компанията с техническо изпълнение, отключвайки висока гъвкавост.

Jira Software Cloud Premium разполага с разширен набор от функции, за да помогне на администраторите, екипите и цялата организация да се разширява.

Малък екип от 10 души може да използва Jira безплатно. Той има гъвкаво отчитане, персонализирани работни потоци и основни пътни карти. За използване на разширените възможности, съществуват платени планове, започващи от $7.50 на потребител на месец.

Atlassian’s Confluence улеснява управлението на детайлите в проектите,  предоставя мощни инструменти за екипи за сътрудничество, завършване на проекти и преглед на задачи. Предлага безпроблемно споделяне на файлове

Confluence Premium поддържа администраторите, подпомага сътрудничеството, прозрачността и действията, управлявани от данни.

Confluence има безплатен план за малки екипи за документиране на информация за проектите и решенията. Платеният план започва от $5.50 на потребител на месец.

3.Teamwork

Teamwork е платформа за екипната работа, която дава възможност на ръководителите да наблюдават сложни проекти, техните важни етапи и цели. Позволява създаването на проекти, възлагането на задачи, обмяна на файлове, коментиране, фактуриране и др. Дава възможност за контрол на времето на задачите и съответно интелигентно планиране на проектите без преумора и прегаряне. Включени са шаблони на проекти, за по-бързо начало, още и страхотно приложение за чат. Не напразно наричат платформата швейцарският армейски нож на инструментите за управление на проекти.

Ето един пример как може да се използва Teamwork:

Teamwork има безплатна версия, която е подходяща за индивидуални и малки екипи. Когато работата се увеличи с множество проекти, са на разположение платени планове, които започват от $10 на потребител на месец.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

4.Basecamp

Basecamp е инструментариум „всичко в едно“ за работа от разстояние. Платформата осигурява организираност, условия за по-бързо напредване с проектите.

Напоследък основното предизвикателство за екипите стана необходимостта от отдалечена работа. Задачите се извършват с помощта на имейли, файлови услуги, диспечери на задачи, електронни таблици, чатове, срещи и т.н. Нещата се губят, ако не са добре подредени в стройна организация. Но в Basecamp всичко е заедно и се разбира върху какво работят всички, къде точно да се постави следващото нещо, за което всеки трябва да знае. Екипът има достъп до Basecamp отвсякъде – в мрежата, на iOS и Android.

Услугата можем да наречем приложение за управление на проекти, но по-точно е да се класифицира като приложение за сътрудничество, поради неговата по-гъвкава структура.

Basecamp е интересен за предприемачи, служители на свободна практика, малки фирми и групи в рамките на големи организации. Може да се използва в облак, SaaS, уеб, Mac, Windows, Android, iPhone, iPad.

Акаунт в Basecamp струва $99 на месец или $999 на година за неограничен брой членове на екипа и неограничен брой проекти. Има и безплатна версия, наречена Basecamp Personal, която позволява управлението на три проекта с до 20 души, но акаунтът не включва всички функции.

Ако се плаща месечно, се предвиждат 500 GB място за съхранение, докато плащането годишно ги увеличава до 1TB. Няма ограничения за нищо друго. Има 30-дневен безплатен пробен период, без да се изисква кредитна карта.

Виж още: Дистанционна работа и онлайн инструменти за управление

5.Monday

Monday помага на бизнеса, като обединява екипа му да работи заедно на една платформа. Работи еднакво добре с прости и сложни проекти. Лесно се настройва и персонализира. Предлага избор на креативни шаблони или възможност за собствен.

Той има интуитивни табла за управление, които позволяват добра визуализация на задачите, напредването и ресурсите. Освен това, се интегрира с други инструменти, включително Excel, Google Calendar, Google Drive, Gmail, Dropbox, Slack, Zoom, Adobe Creative Cloud.

Основният план, който е идеален за стартиращи фирми, струва $8 на потребител на месец. Има безплатна версия за индивидуални лица – до 2 потребителя.

6.Wrike

Wrike използва интерактивни диаграми на Гант в помощ на планирането на задачи. С интерфейс за плъзгане и пускане могат лесно да се правят корекции в диаграмите и да бъдат видими за всички.

Неговото табло го отличава от другите инструменти за управление на проекти. Позволява ти за поставяш там най-важните си задачи, за да се съсредоточиш върху тези, които са с предимство или да ги категоризираш като Нови, В процес и Завършени.

За екипи до пет потребителя може да бъде използван безплатния план. За нарастващите организации има платен план, който струва $9.80 на потребител на месец.

7.Airtable

Airtable може да бъде използван за прости / сложни проекти. Има интерфейс, подобен на електронна таблица с редове и колони, където да се добавят текст, снимки, бележки и други видове медии. Инструментът разполага със селекция от изгледи, като изглед на мрежа и изглед на календар, с мощни функции за сортиране и филтриране, които позволяват персонализиране и наблюдаване на напредването. Може дори да се използва като API или CMS.

Освен за управление на проекти, той е чудесен за управление на съдържание в социалните медии, за планиране и организиране на месечните социални календари. Предлага възможност за избор от 50+ предварително изградени приложения, както и много безплатни шаблони , за разширяване на функционалността.

Airtable предлага безплатен план, независимо от размера на екипа. Платените планове за нарастващите организации, започват от $10 на месец на потребител.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

8.Miro

Miro е платформа, бяла дъска, особено богата на шаблони за всякакви дейности. Обширната колекция от шаблони за управление на проекти ще помогне за придвижването на проекти, обединяването на хората от екипа и разрешаването на проблемни места, които пречат на успеха. Услугата може да се използва за срокове, актуализации, кръгове за обратна връзка и самата работа в управлението на проекта.

Ето някои от шаблоните за управление на проекти:

• Шаблон за стартиране на проекта,
• Шаблон на работния процес,
• Работен поток – времева линия,
• Шаблон за план за действие,
• Шаблон за дневен ред,
• Шаблон на комуникационен план,
• Шаблон за коригиращ план за действие,
• Пакет шаблони за картографиране на пътуването на клиента,
• Шаблон за планиране на събитие,
• Шаблон за резюме,
• Шаблон на диаграма на Гант,
• Шаблон за анализ на пропуските.

Виж още: 17 ефективни приложения за производителност, които работят офлайн

9.Kanban for WordPress

Kanban for WordPress може да бъде интегриран в самите продукти на WordPress – WooCommerce или в сайт на WordPress. Това ще направи CMS напълно функционална канбан дъска с възможност за проследяване на спринтове, продажби, публикации в блогове.

Чрез дъската може да се организира сътрудничество с екипа, да се използва на мобилни устройства и да се споделят потребителски акаунти с останалата част от екипа, която вече използва WordPress. Това определено е нишов инструмент, но е подходящ за някои ситуации.

Приставката за WordPress има безплатен план и много добавки в платения план, който е $149 на година или $499 еднократно.

Връзка към втората част на публикацията за инструменти за управление на проекти.